Als Bestuurssecretaris bij Pensioenfonds Rail & OV heb je, samen met je afdeling, regie op wat er bij het bestuur en bij het Verantwoordingsorgaan moet worden besproken en afgestemd. Je bent verantwoordelijk voor de voorbereiding van de vergaderingen en het verslagleggen van de besproken onderwerpen en besluitvorming. Als Bestuurssecretaris ben je de verbinding tussen het bestuur, het Verantwoordingsorgaan en de rest van de organisatie. 

Bij het voorbereiden van een vergadering verzamel je alle benodigde input bij de juiste collega’s. Je houdt toezicht op de kwaliteit van deze input, en zorgt dat deze op tijd en in de juiste vorm en taal bij je worden ingediend. Vervolgens maak je een inhoudelijke agenda voor de vergadering en zet je alle vergaderstukken digitaal klaar. Tijdens de vergadering ben je aanwezig om het bestuur en Verantwoordingsorgaan te ondersteunen, verslag te kunnen leggen van de totstandkoming van de besluitvorming en het toezicht. Nadat de vergadering is afgelopen, maak je een verslag van alle besproken zaken en verwerk je deze nauwkeurig.

Je bent in deze functie werkzaam op de afdeling Bestuursondersteuning, samen met twee andere Bestuurssecretarissen, twee Bestuursassistenten, een Afdelingssecretaresse en de Manager van de afdeling. Ook is er veel samenwerking met de Voorzitter en andere leden van het bestuur en Verantwoordingsorgaan.