Bedrijfscultuur en thuiswerken
Thuiswerken wordt vast hét woord van 2020. Enthousiastelingen vinden het heerlijk om eindelijk wat gedaan te krijgen. Haters snakken ernaar om (weer) op kantoor te werken. Wat zijn eigenlijk de gevolgen van thuiswerken voor de bedrijfscultuur?
In dit artikel
Wordt thuiswerken het nieuwe normaal?
Sinds de uitbraak van COVID-19 is er geen gebrek aan lijstjes met tips over efficiënt thuiswerken. Werkgevers zijn dol op deze lijstjes, omdat ze nachtmerries hebben van Netflixende werknemers. De coronacrisis lijkt echter te hebben bewezen dat thuiswerken niet ten koste van productiviteit hoeft te gaan en dat thuiswerken voorlopig niet zal verdwijnen.
Een derde van alle thuiswerkers wereldwijd heeft aangegeven na de coronacrisis niet terug te willen naar kantoor. Dat blijkt uit onderzoek van Capterra. Werkgeversvereniging AWVN stelde vast dat ongeveer een kwart van de bedrijven meer wil laten thuiswerken dan voor de crisis.
Het effect op productiviteit
Voor werkgevers is het toestaan van thuiswerken iets anders dan het omarmen ervan. Om dat te kunnen doen, moet het voor werkgevers evident zijn dat thuiswerken niet ten koste gaat van productiviteit. Uit onderzoek van Vodafone uit 2016, onder 8.000 werkgevers op drie continenten, bleek dat 75% van de bedrijven wereldwijd voorwaarden hadden opgesteld voor thuiswerken, en dat 83% van die bedrijven een verhoogde productiviteit hadden gerapporteerd. Desondanks bleek uit onderzoek van Owl Labs uit 2018, dat 44% van de bedrijven thuiswerken niet stimuleerde. Werkgevers waren dus huiverig. Door de coronacrisis moesten ze er toch aan geloven. Nu blijkt uit recent onderzoek onder 30.000 thuiswerkers in de Verenigde Staten, dat hun productiviteit met 47% is gestegen:
- Gemiddelde thuiswerkdag start om 08:32 en eindigt om 17:38;
- Dinsdag, woensdag en donderdag zijn de meest productieve dagen, in die volgorde;
- Het aantal telefoongesprekken is gestegen met 230%;
- CRM activiteit is gestegen met 176%;
- Het aantal e-mails is met 57% gestegen en het aantal chats met 9%.
Nooit meer naar kantoor?
Als direct gevolg van de coronacrisis hebben bedrijven als Square en Twitter aangekondigd dat ze grotendeels remote gaan werken, waarbij werknemers de optie krijgen om altijd thuis te werken. Facebook verwacht dat de helft van haar werknemers binnen vijf tot tien jaar volledig vanuit huis werkt.
In een anderhalve meter-samenleving zal een groot deel van de werknemers voor langere termijn thuis moeten werken. De meeste kantoren kunnen immers maar 30% van hun capaciteit gebruiken. Wat moet je als werkgever met die kantoorruimte? Voor werkgevers zal het voordeel van verlaagde huurkosten een rol spelen. De huur is voor veel bedrijven, naast loon, hun grootste kostenpost. Tijdens de lockdown is dat extra pijnlijk, omdat door de NOW-regeling een deel van de loonkosten wordt vergoed, maar niet de vaste lasten.
Als thuiswerken qua productiviteit geen verschil maakt, dan is de rekensom snel gemaakt. Toch hebben werkgevers een plicht om zorg te dragen voor de veiligheid en gezondheid van werknemers, ook als ze thuis aan het werk zijn. Die zorgplicht zal zwaarder gaan wegen, zo blijkt uit de Volkskrant. Een werkgever kan aansprakelijk zijn voor eventuele schade, als niet is gezorgd voor goede arbeidsomstandigheden (thuis).
Wat doet thuiswerken met de bedrijfscultuur?
Uit onderzoek van Harvard Business Review blijkt dat de abrupte switch naar remote werken in de eerste weken van de lock-down heeft geleid tot een scherpe daling van de baantevredenheid en engagement van werknemers. Dit is echter binnen twee maanden volledig hersteld. Het is nog onduidelijk wat thuiswerken op lange termijn voor een effect zal hebben op het geluk.
De cultuur van een bedrijf is essentieel voor het aantrekken en behouden van talent. 'Culture eats strategy for breakfast'. De grootste uitdaging van thuiswerken lijkt het behouden van de cultuur. Even bijpraten over het weekend bij het koffiezetapparaat voelt minder gemaakt dan via een Google Hangouts meeting. Nu bedrijven en werknemers van plan zijn om thuiswerken (gedeeltelijk) vast te houden, wordt het ontwikkelen van een sterke remote bedrijfscultuur belangrijk.
Volgens Jan van den Hogen, adviseur arbeid en organisatie bij Arbo Unie, in de Volkskrant, heeft meer thuiswerken ook mentale gevolgen. Hij volgt sinds april een groot aantal thuiswerkers en ziet dat de meerderheid het nieuwe werken goed aan kan, maar dat een kwart van de nieuwe thuiswerkers "door het ijs valt". Zij missen verbinding met collega's, die niet wordt opgelost door meer videobellen.
De eerste maanden na de uitbraak van COVID-19 probeerden veel organisaties hun cultuur te beschermen door medewerkers een kleinigheidje op te sturen, zoals een chocoladereep met een persoonlijk kaartje. Dat is een goed begin maar niet iets dat je als bedrijf structureel kunt vasthouden. Dus hoe moet het dan wel?
Zo bescherm je de bedrijfscultuur
Om de bedrijfscultuur te beschermen is het belangrijk om:
- Informele communicatie en het 'wij tegen de rest'-gevoel te stimuleren en faciliteren;
- Te zorgen voor een output-boven-input coördinatie zodat je vertrouwen kunt hebben en uitstralen.
Stimuleer en faciliteer informele communicatie
Essentieel voor de cultuur binnen een bedrijf is de informele communicatie tussen werknemers. Uit onderzoek blijkt dat een vriendschappelijke relatie tussen collega’s kan leiden tot meer werkgeluk en productiviteit. De gesprekken over niet werkgerelateerde zaken vallen grotendeels weg, wanneer je vanuit huis werkt. Die gesprekken zorgen voor een persoonlijke band die bijdraagt aan een sterke bedrijfscultuur.
Het is als werkgever dus belangrijk om 'het menselijk' te houden en deze communicatie te stimuleren. Tijdens meetings via Zoom of Google Hangouts komen werknemers sneller to the point en voelt het alsof je nutteloos bezig bent wanneer het niet over werk gaat. Toch zijn dat de momenten dat je elkaar ook persoonlijk kunt spreken.
De stimulans moet komen vanuit het leiderschap, zodat duidelijk is dat informeel contact met collega’s niet wordt afgestraft. Een oplossing zou zijn om op vaste momenten, bijvoorbeeld op maandag en vrijdag, een videocall te hebben waarin de tijd wordt genomen voor persoonlijk contact. 'Hoe was je weekend', zonder dat dit na vijf minuten met een kille 'oké, zullen we door?' wordt afgesloten. De vrijdagmiddag leent zich hier uitstekend voor. Bij onze klant True openden ze de virtuele deuren van de huiskroeg 'de Truebadour', om zo het contact met elkaar te onderhouden. Wanneer je gedeeltelijk thuis werkt, is het van belang om de momenten op kantoor te gebruiken om deze informele momenten in te plannen.
Een andere manier om dit te stimuleren is door op Slack (of andere interne communicatiekanalen) een informeel kanaal aan te maken. Bij Spielwork hebben we een 'random' kanaal, waar werknemers - zoals de naam al zegt - willekeurige zaken kunnen delen zoals een grappig filmpje. Meerdere klanten van ons hebben een 'gezelligheid' kanaal aangemaakt, waar collega's kunnen aangeven dat ze tijd hebben om te chatten over niet-werkgerelateerde zaken (met een Google Hangouts link die altijd open staat, zodat je elkaar ook kunt zien).
Coördinatie: output boven input
Als werkgever kan remote werken spannend zijn. Hoe weet je zeker dat werknemers echt aan het werk zijn? Misschien liggen ze wel op het strand met hun telefoon en reageren ze via Slack exact op de goede momenten, om actief te lijken. Het risico is dat het leidinggevend team van een organisatie het gevoel krijgt dat er niet gewerkt wordt. Het woord ‘gevoel’ zegt het al; aansturen op gevoel is niet meer van deze tijd. De keerzijde is dat dit voor werknemers kan voelen als een gebrek aan vertrouwen en dat gaat weer ten koste van de motivatie en dus productiviteit van werknemers.
Uit onderzoek van PwC blijkt dat werknemers zich in een vertrouwde werkomgeving 76% meer betrokken voelen dan in een werkomgeving waar dit niet het geval is. Een werknemer die betrokken is, zal sneller gelukkig zijn en daardoor geneigd zijn om een extra stap te zetten voor de werkgever. Uit onderzoek van Great Place to Work blijkt dat een cultuur met veel vertrouwen zelfs kan leiden tot een twee tot drie keer hogere stock market return.
Dus om te voorkomen dat het vertrouwen van personeel wordt beschadigd, is het belangrijk om aan te sturen (en te controleren) op basis van resultaten (en data). Om dat te faciliteren als werkgever is het noodzakelijk om (samen met werknemers) af stemmen wanneer een werknemer succesvol is en wat de verwachtingen zijn. De productiviteit moet objectief gemeten en geanalyseerd kunnen worden. Voor het meten van de productiviteit kun je als werkgever werken met Key Performance Indicators (KPI’s), Objectives en Key Results (OKR’s) of andere metrics. Hierbij is het nodig om een systeem te hebben waardoor deze resultaten automatisch worden bijgehouden.
Als werkgever moet je ervoor waken dat externe factoren geen excuus kunnen worden dat bepaalde KPI's niet gehaald zijn. Bij Spielwork hebben we hier iets voor bedacht. Wij maken visuele, eerlijke vacatures waarbij wij afhankelijk zijn van de reactiesnelheid van onze klanten. Een redacteur van Spielwork maakt de vacaturecontent, op basis van een gesprek met een medewerker in de baan. Snelheid en kwaliteit zijn voor ons belangrijk en daarom een ‘KPI’ van onze redacteurs. Maar om targets te kunnen halen, moet onze klant op tijd feedback geven. Om te voorkomen dat daardoor een excuus kan worden gemaakt dat een target niet is gehaald, koppelen we de doelen aan andere taken (zoals het schrijven van een bepaald aantal blogartikelen) die kunnen worden uitgevoerd wanneer een target door een externe factor niet meer kan worden gehaald.
Het bijhouden van de productiviteit is de eerste stap. De vervolgstap is het inzichtelijk maken van resultaat op een begrijpelijke, objectieve manier zodat dit een effectief controlemechanisme is. Veel CRM's meten alle activiteiten en hebben dashboards die de resultaten van werknemers inzichtelijk maken. Wanneer je dit als werkgever mogelijk maakt, hoeft het leiderschap zich geen zorgen te maken over over het aantal uren dat een werknemer werkt, omdat het gaat om de output en niet de input.