Eerst bel je de contactpersoon van HR om de aanvraag helder te krijgen. Je wilt weten wie de tool gaat gebruiken en waarom. Op basis daarvan maak je een afspraak om een "interview" af te nemen. Hierin onderzoek je wat voor informatie er in de tool verwerkt gaat worden en wat er in de tool moet worden opgeslagen. Als je deze informatie helder hebt, maak je de veiligheidseisen vanuit Vopak overzichtelijk. Daarna maak je een afspraak met de leverancier waarin je meer informatie over de beveiliging en de certificaten van de tool vraagt. Je stuurt de leverancier ook een vragenlijst om te beoordelen of de beveiligingseisen van de tool en de leverancier overeenkomen met de wensen en eisen vanuit Vopak. Als blijkt dat een onderdeel mist, ga je hier over in overleg met de leverancier. Je geeft aan wat de standaard vanuit Vopak is en probeert alsnog met een oplossing te komen.

Als de leverancier aangeeft dat het onderdeel in een nieuwe release zit, bepaal je of je het risico van het ontbreken van het onderdeel tijdelijk kunt accepteren. Je stelt dan een overeenkomst op waarin wordt opgenomen wanneer de release uiterlijk wordt opgeleverd, zodat je hier op terug kunt vallen. Deze overeenkomst moet ook door HR worden ondertekend, omdat zij vanaf het moment dat de tool in gebruik wordt genomen, verantwoordelijk zijn.

Voor HR de tool in gebruik kan gaan nemen, controleer je of er nog technische wijzigingen moeten worden aangebracht. Dit stem je af met je IT-collega's. Het kan bijvoorbeeld zo zijn dat er nog een aanpassing in het netwerk of in de firewall moet worden gedaan. Als je IT-collega's de benodigde wijzigingen hebben doorgevoerd, organiseer je een penetratietest. Dit betekent dat je een externe partij laat controleren of alles precies zo is opgeleverd als afgesproken is en of de tool goed werkt. Je ontvangt een rapport van de penetratietest en beoordeelt dit. Als de tool goed werkt en aan de eisen van Vopak voldoet, geef je een akkoord voor het gebruik ervan aan HR.