Banen

Assistant Groups, Conference & Events Manager

Assistant Groups, Conference & Events Manager

DoubleTree by Hilton Amsterdam Centraal Station Amsterdam

Wat is vereist?

  • Hbo werk- en denkniveau
  • Sterke ervaring in de rol van GC&E Executive
  • Praktische automatiseringskennis, zoals Microsoft Office
  • Goede beheersing van de Engelse taal, zowel in woord als schrift. Beheersing van de Nederlandse taal is een pre
  • Detailgericht en communicatief en organisatorisch sterk

Wat krijg je?

  • Vanaf €2.600 bruto per maand (afhankelijk van kennis en ervaring)
  • Kwartaalbonussen bij het behalen van targets
  • 38-urige werkweek
  • 25 vakantiedagen
  • Verschillende trainingsmogelijkheden op het gebied van sales, taal, EHBO/BHV
  • 30 hotelovernachtingen per jaar in Hilton Hotels wereldwijd vanaf €35,00 per nacht
  • 50% korting bij de inhouse Starbucks en diverse restaurants in Amsterdam
  • Korting op inhouse Food & Beverage
  • Reiskostenvergoeding tot €150,00 per maand
  • Gratis gebruik van de inhouse fitness
  • De mogelijkheid om voor 1 euro per dag een Van Moof e-bike te leasen

Wat doe je?

  • 40% Nieuwe aanvragen behandelen en uitwerken
  • 30% Prijzen, draaiboeken en systeeminput controleren
  • 20% Interne besprekingen
  • 10% Roosters maken en uitsturen

Deze vacature is gemaakt op basis van gesprekken met medewerkers in de functie. Zo krijg jij een realistisch beeld van de baan.

Stel direct een vraag

Vacature

Als Assistant Groups, Conference & Events Manager bij DoubleTree by Hilton Amsterdam Centraal Station ben je verantwoordelijk voor het ondersteunen van de Manager bij het coördineren van het team. Samen met jouw collega’s ben je verantwoordelijk voor het organiseren van evenementen in het hotel, met name hotelkamerovernachtingen voor groepen, vergaderingen, conferenties, borrels en diners. Je behandelt zelf nieuwe aanvragen van klanten en verwerkt deze boekingen van A tot Z. Je maakt de planning en de draaiboeken en zorgt dat deze bij de operationele teams terecht komen. Ook ondersteun je je collega’s in het team bij het offreren en plannen van evenementen en het opstellen van contracten.

Daarnaast ondersteun je de Manager van het team door roosters te maken en de draaiboeken, aangeboden prijzen en systeeminput te controleren. Zo zorg je ervoor dat alle boekingen zo goed mogelijk naast elkaar plaatsvinden. Ook word je meegenomen in in het revenue management aspect, waarbij je mede-verantwoordelijk bent voor de prijsbepaling en strategie van groepen. Dit doe je door dagelijks de ontwikkelingen door te spreken met alle Managers van het commerciële team. Op basis hiervan worden commerciële keuzes gemaakt en een strategie bepaald.

Je werkt in het team Groups, Conference & Events, dat onderdeel is van de commerciële afdeling van het hotel. Op dit moment werken er vijf Executives, een Groups, Conference & Events Manager en enkele Trainees in het team.

Als je het leuk vindt om succesvolle evenementen te organiseren op zowel praktisch als commercieel gebied, en je het uitdagend vindt om hierbij met verschillende partijen samen te werken, dan is dit een baan voor jou.

Agenda

Assistant Groups, Conference & Events Manager

De ene werkdag pak je een nieuwe aanvraag van een klant op en kun je goede resultaten presenteren in het strategie-overleg. Ook geef je rondleidingen aan potentiële klanten.

De andere werkdag ben je vooral druk met administratieve werkzaamheden afhandelen Dit zijn niet de meest spannende taken, maar het is van groot belang dat dit goed gebeurt.

  • 08:00
  • 09:00
  • 10:00
  • 11:00
  • 12:00
  • 13:00
  • 14:00
  • 15:00
  • 16:00
  • 17:00
  • 18:00
    • Mails lezen en beantwoorden
    • Dagelijks strategie-overleg
    • Lunch
    • Bellen met klant
    • Mails lezen en beantwoorden
    • Draaiboeken controleren
    • Bellen met klant
    • Prijzen controleren
    • Mails lezen en beantwoorden
    • Dagelijks strategie-overleg
    • Prijsstrategie bepalen
    • Evenement bespreken met klant
    • Systeeminput controleren
    • Rondleiding geven aan potentiële klant
    • Nieuwe aanvragen behandelen

Voorbeeld uit de praktijk

Er is per ongeluk een dubbele boeking gemaakt in een van de zalen. Wat doe je?

Aangezien je de systeeminput goed bijhoudt, valt een dubbele boeking je meteen op. Je schakelt met de Executives die de boekingen in het systeem hebben gezet en vraagt naar de details van de boeking. Soms is een boeking nog niet bevestigd of is het mogelijk om te schuiven met zalen. Als dit niet het geval is, leg je de twee boekingen naast elkaar en hanteer je ‘first come first serve’-principe. Vaak is het dan nog wel mogelijk om de andere boeking te verplaatsen naar een van de andere hotels.

Groeipad

Als onderdeel van de wereldwijde keten Hilton zet DoubleTree by Hilton Amsterdam Centraal Station volop in op de ontwikkeling en groei van medewerkers. Dit is goed te zien, want bijna alle supervisors en afdelingshoofden in het huidige team zijn ooit in een startersrol bij Hilton begonnen en intern doorgegroeid. Dit groeien en ontwikkelen gebeurt o.a. door het aanbieden van een zeer compleet inwerkprogramma en een groot scala aan cursussen en trainingen, waarbij het exacte aanbod afhangt van de afdeling waarin je werkt, de rol die je vervult en het groeipad dat jij samen met jouw leidinggevende afstemt.

Assistant Groups, Conference & Events Manager
Groups, Conference & Events Manager
Commercial Manager

Werken bij DoubleTree by Hilton Amsterdam Centraal Station

DoubleTree by Hilton Amsterdam Centraal Station is al meer dan tien jaar een van de meest iconische hotels van de hoofdstad. Het hotel is centraal gelegen en heeft prachtige uitzichten, buitengewone service en meerdere bars & restaurants. Het hotel is vooral bekend dankzij de award-winning rooftop bar SkyLounge Amsterdam, maar beschikt ook over vijftien vergaderzalen, een eigen Starbucks en een van de beste grillrestaurant in de stad, genaamd Eastwood Beer & Grill. Het team van Doubletree is erg divers en zit vol energie en enthousiasme. Dit moet ook wel, want tijdens een druk weekend verwelkomt het hotel meer dan 1.000 gasten per dag!

  • Meer dan 170.000 werknemers wereldwijd
  • Actief in meer dan 120 landen
  • 50% / 50%
  • Gem. leeftijd 30 jaar
  • Dresscode afhankelijk van functie en afdeling
  • Thuiswerkmogelijkheden bespreekbaar voor kantoorfuncties

Collega's

Monika Krzyzanowska - Assistant Housekeeping Manager

Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
Ik werk al 25 jaar voor hotels. Ik heb ervaring op verschillende posities in Polen, maar in kleine boutique hotels. Ik wilde voor een groot hotel werken en ik heb deze kans gekregen bij Hilton.

Wat was je vorige baan?
Manager van Donimirski Boutique Hotel in Krakau.

Wat doe je in je vrije tijd?
Fietsen.

Eline Feenstra - SkyLounge Manager

Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
Tijdens mijn studie werkte ik al in SkyLounge, nadat ik afgestudeerd was ben ik full time gaan werken bij SkyLounge als supervisor. Het bedrijf biedt veel mooie kansen en doorgroeimogelijkheden en daarbij trok mij de fijne werksfeer aan. Hierdoor wist ik zeker dat ik mijn carrière wou starten bij DoubleTree. Binnen een half jaar ben ik doorgegroeid naar assistent manager en een jaar later als SkyLounge manager.

Wat was je vorige baan?
Ik heb verschillende stages gedaan binnen de hospitality industry. O.a. meeting, events en sales.

Wat doe je in je vrije tijd?
Cross fit, hardlopen, zonvakanties/steden tripjes, iets doen wat ik nog nooit eerder gedaan heb.

Valerie Broeshart - Front Office Supervisor

Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
Ik was op zoek naar een uitdagend en mooi hotel in Amsterdam. De 557 kamers die dit hotel heeft en het feit dat het een DoubleTree is, zorgde ervoor dat het hotel mij direct aansprak.

Wat was je vorige baan?
Front Office Agent - Holiday Inn Express.

Wat doe je in je vrije tijd?
Leuke uitstapjes plannen, lekker uit eten gaan of gewoon gezellig een borrel doen.

Amilcar Michel Morgan Neninger - Store Keeper/ Keuken

Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
Omdat ik een mooie kans zag om professioneel te groeien.

Wat was je vorige baan?
Horeca medewerker.

Wat doe je in je vrije tijd?
Sporten en met mijn kinderen spelen.

Neil Rheeder - Breakfast Supervisor

Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
The hotel is close to the Amsterdam Central train station. Also Hilton is a world renown brand name, which means as an employee there are countless benefits, world exploring opportunities and emenities.

Wat was je vorige baan?
Assistant restaurant manager.

Wat doe je in je vrije tijd?
Gardening and going for walks.

Ernest - Breakfast chef/ kitchen

Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
A friend told me about the company how good it’s to work there and I decided to work there too.

Wat heb je gestudeerd?
Cooking school.

Wat doe je in je vrije tijd?
Take care of my children and do something nice together with my family.

Andrea Lanciotti - Supervisor Groundfloot Eastwood

Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
I started to work at Hilton 2015 in Italy because I had an opportunity to do an Internship in the banqueting.

Wat was je vorige baan?
Waiter in aleph a curio collection by Hilton in Rome.

Wat doe je in je vrije tijd?
Play games and going out going out for dinner.

Sollicitatieproces

Gesprek met direct leidinggevende
± 1 week
Gesprek met afdelingsmanager
± 1 week
Je hebt de baan!

Interessante baan?