Banen

Management Assistent

Management Assistent

Port of Amsterdam Amsterdam

Wat is vereist?

  • MBO+ werk- en denkniveau
  • Minimaal 5 jaar ervaring in een soortgelijke functie
  • Prioriteiten kunnen stellen, groot verantwoordelijkheidsgevoel, betrokken, zeer flexibel
  • Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal, zowel in woord als geschrift
  • Rationeel en rustig tijdens drukke periodes
  • Kordaat, accuraat, initiatiefrijk, anticiperend, sociaal, gestructureerd

Wat krijg je?

  • €2.657 - €3.835 bruto p/m (o.b.v. een 36-urige werkweek)
  • 13e maand, levensloopbijdrage, bijdrage ziektekosten, garantietoelage
  • 24 tot 32-urige werkweek
  • 144 uur wettelijk verlof, leeftijdsafhankelijk bovenwettelijk verlof volgens cao (+ feestdagen, waaronder Goede vrijdag, 1 en 5 mei) (o.b.v. fulltime dienstverband)
  • Persoonlijk ontwikkelbudget van € 2.000,- en diverse doorgroeimogelijkheden
  • Telefoon en Surface-laptop
  • Gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof
  • Thuiswerkplek en thuiswerkvergoeding

Wat doe je?

  • 10% Overleg afdelingshoofden
  • 30% Ondersteuning afdelingshoofden
  • 20% Inplannen, voorbereiden en uitwerken van overleggen
  • 30% Financiële administratie
  • 10% Bijhouden van intranet en de website

Deze vacature is gemaakt op basis van gesprekken met medewerkers in de functie. Zo krijg jij een realistisch beeld van de baan.

Stel direct een vraag

Jordy Husslage

Hoofd Operatie

Vacature

Als Management Assistent bij Port of Amsterdam ben je verantwoordelijk voor de ondersteuning van de afdeling Divisie Havenmeester. Deze afdeling is opgedeeld in Advies & Beleid en Operatie. Samen met de andere Management Assistent vormen jullie het secretariaat: jullie ondersteunen samen beide afdelingen en hebben ieder eigen taken.

Jij richt je voornamelijk op de ondersteuning van het afdelingshoofd. Je bent het eerste aanspreekpunt voor vragen,  helpt met complex agendabeheer en houdt deadlines en afspraken van het afdelingshoofd in de gaten. Daarnaast ben je verantwoordelijk voor het inplannen en regelen van afspraken, overleggen, events en eventuele relatiegeschenken. Ook beheer je de agenda van het hoofd Operatie.

Verder houd je je bezig met een stukje financiële administratie; denk hierbij aan het maken van inkooporders en verkoopfacturen en zorgen voor een juiste facturatie aan onze leveranciers. Het bijhouden van gegevens en plaatsen van content op onze website behoort ook tot je takenpakket.

Binnen onze afdeling hebben we diverse overleggen die je afwisselend met de andere Management Assistent voorbereidt en notuleert. Ook de collega’s vanuit zowel Advies & Beleid en Operatie doen regelmatig een beroep op je om te assisteren bij het inplannen van afspraken.

Afgelopen periode werkten we met name thuis vanwege corona en in de toekomst blijft dit deels zo: Port of Amsterdam werkt naar een hybride thuiswerkmodel toe. Dat betekent deels thuis en deels op kantoor werken.

De eerste sollicitatiegesprekken vinden plaats op woensdag 8 februari.

Als je het leuk vindt om te plannen, puzzelen en organiseren, en je het niet erg vindt dat je drukke collega's soms echt moet storen om zaken voor elkaar te krijgen, dan is dit een baan voor jou.

Werkweek

Management Assistent

Op een leuke werkdag heb je een complexe afspraak met veel aanwezigen weten in te plannen. Ook heb je einde dag allerlei taken afgerond, waardoor je geen losse eindjes meer hebt.

Tijdens een mindere dag keurt een collega een factuur niet goed, waardoor je niet verder kunt me de afronding van de financiële administratie.

  • 09:00
  • 10:00
  • 11:00
  • 12:00
  • 13:00
  • 14:00
  • 15:00
  • 16:00
  • 17:00
  • 18:00
    • Lunch
    • Financiële administratie
    • Overleg afdelingshoofd
    • Notuleren bij vergadering
    • Agendabeheer afdelingshoofd
    • Agendabeheer team
    • Bijwerken content intranet pagina
    • Lunch
    • Notuleren bij vergadering
    • Financiële administratie
    • Agendabeheer afdelingshoofd
    • Corporate website bijwerken
    • Input voor overleg (agenda) ophalen
    • Lunch
    • Teamvergadering
    • Aantekeningen vergadering uitwerken en actiepunten uitzetten
    • Corporate website bijwerken
    • Complex agendabeheer afdelingshoofd DHM
    • Maandelijks overleg afdeling
    • Overleg afdelingshoofd
    • Locatie zoeken en reserveren voor vergadering en etentje
    • Relatiegeschenken regelen
    • Intranet berichtgeving bijwerken
    • Actiepunten uitzetten
    • Financiële administratie
    • Vrije dag

Voorbeeld uit de praktijk

Je moet een teamsessie inplannen voor volgende maand, waarbij alle teamleden en een externe partij aanwezig moeten zijn. Hoe pak je dit aan?

Het is belangrijk dat je meteen contact opneemt met de afdelingshoofden, aangezien zij in ieder geval aanwezig moeten zijn. Je bekijkt hun beschikbaarheid en blokt alvast wat data en tijdstippen. Daarna doe je dit voor de rest van het team. Mochten bepaalde teamleden niet kunnen, dan vraag je of het mogelijk is of zij een bestaande afspraak kunnen verzetten. Zodra de afspraak staat, ga je aan de slag met de agenda voor de teamsessie. Je maakt een opzet voor het dagprogramma: een raamwerk waarvan de precieze inhoud ingevuld moet worden door de afdelingshoofden (eventueel na overleg met de externe partij). Het dagprogramma koppel je op tijd terug aan de afdelingshoofden, zodat zij de teamsessie goed kunnen voorbereiden.

Groeipad

Port of Amsterdam biedt veel ruimte om te ontwikkelen en te groeien. Niet alleen als medewerker, maar ook als persoon. Ze denken met je mee, bieden de kans om je vaardigheden te ontwikkelen en diverse (vak)gebieden te ontdekken. Via het interne opleidingssysteem, TipTrack, kun je diverse cursussen en opleidingen volgen. Ook krijg je jaarlijks een persoonlijk ontwikkelbudget van € 2000,-.

Management Assistent

Werken bij Port of Amsterdam

Port of Amsterdam is de vierde haven van West-Europa en verantwoordelijk voor de ontwikkeling, exploitatie en het beheer van de Amsterdamse havenregio. De haven van Amsterdam maakt deel uit van de grootste ‘airport-seaport-city’-combinatie in Europa. Daarmee is het een belangrijke motor voor de regionale en nationale economie. Samen met partners werkt Port of Amsterdam aan een haven die steeds meer waarde oplevert voor klanten en omgeving, maar wordt ook het voortouw genomen in de verduurzaming van de haven. Alles vanuit de gedachte dat je het juist samen nóg beter kan doen. De pay-off is niet voor niets: “Be Part of a Better Port”. Het bedrijf is al enige tijd in ontwikkeling van een verticaal naar een horizontaal georiënteerd bedrijf, om zo meer wendbaar te worden en beter in te kunnen spelen op de steeds sneller veranderende omgeving. Talenten tot hun recht laten komen, plezier in het werk, verantwoordelijkheid en vertrouwen krijgen, sneller tot resultaat komen, succes vieren. Het zijn allemaal metrics waarop wordt gestuurd om deze beweging verder te ontwikkelen.

  • Hoofdkantoor in Amsterdam
  • Actief in Nederland
  • 375 medewerkers

Collega's

Harm - Sluiswachter

Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
Na 12 jaar gevaren te hebben was het tijd voor wat anders. Toen zag ik "Sluiswachter gezocht" in de krant bij POA en dat paste precies. Dat blijkt ook wel, ik doe dit werk al 18 jaar met veel plezier.

Wat was je vorige baan?
Stuurman op een grote duwboot.

Wat doe je in je vrije tijd?
Powerliften/fitnessen, koken en zoveel mogelijk tijd doorbrengen met mijn gezinnetje.

Charlotte - Verkeersleider

Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
Ik heb altijd affiniteit gehad met de scheepvaart. Ik kom uit een maritieme familie, heb zelf gevaren en gewerkt in de haven van Amsterdam. Port of Amsterdam was voor mij een logische stap.

Wat was je vorige baan?
Koninklijke Marine en Agentschap.

Wat doe je in je vrije tijd?
Met mijn gezin heerlijk genieten, wandelen, reizen, lekker eten, paardrijden en yoga.

Machiel - Adviseur Divisie Havenmeester

Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
Port of Amsterdam is een organisatie die midden in een netwerk van vele partijen staat en daarnaast hard werkt aan het Amsterdam van toekomst. De publieke taak die Divisie Havenmeester daarbij invult maakt PoA een spannende plek om te werken.

Wat was je vorige baan?
Directieadviseur bij Brandweer Amsterdam-Amstelland.

Wat doe je in je vrije tijd?
Racefietsen, volgen van Formule 1 en andere autosporten, reizen.

Piet - Inspecteur gevaarlijke stoffen en milieu

Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
Hiervoor was ik zelfstandig ondernemer in de binnenvaart en woonde met mijn gezin aan boord. Wij hadden besloten dat op het moment dat de kinderen naar school moesten we zouden stoppen met varen en een baan aan de wal zouden gaan zoeken. Ik ben een jaartje eerder gestopt met varen doordat er een mooie baan vrij kwam bij de Havendienst die ik niet wilde laten lopen.

Wat was je vorige baan?
Zelfstandig ondernemer in de binnenvaart.

Wat doe je in je vrije tijd?
Klussen rondom het huis en watersport.

Paulien - Senior Medewerker Financiële Administratie

Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
Ruim 25 jaar geleden kwam ik via een uitzendbureau terecht op de crediteurenadministratie. Ik heb veel verschillende (nieuwe) functies gehad. De veelzijdigheid in het werk en de vrijheid waarmee ik mijn werk kan doen, maakt dat ik hier nog steeds met veel plezier werk.

Wat was je vorige baan?
Medewerker administratie bij een bruin- en witgoed bedrijf.

Wat doe je in je vrije tijd?
Creatief bezig zijn, kleurcursus, Bodycasting, relaxen op het strand, hardlopen in het bos en gezellig borrelen met vrienden en familie.

Roos - Bedrijfsjurist

Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
Na acht jaar advocatuur wilde ik graag als bedrijfsjurist aan de slag. Het was voor mij gelijk helder dat ik graag voor Port of Amsterdam zou willen werken, met name omdat Port of Amsterdam met uiteenlopende juridische vragen wordt geconfronteerd waarbij commerciële en maatschappelijke belangen een belangrijke rol spelen.

Wat was je vorige baan?
Advocaat.

Wat doe je in je vrije tijd?
Zeilen, skiën, reizen.

Linda - Secretaresse / PA

Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
Port of Amsterdam opereert internationaal, maar is wel een echt Amsterdams bedrijf met Amsterdamse collega's en een stoer imago. Ik kan hier goed mijn skills inzetten.

Wat was je vorige baan?
Hiervoor heb ik bij meerdere bedrijven gewerkt.

Wat doe je in je vrije tijd?
Sporten, wandelen op het strand, quizzen op tv kijken, gezin.

James - Commercial Manager

Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
Ik was al werkzaam in de Amsterdamse haven, als cargadoor op een van de terminals. Een overstap naar Port of Amsterdam gaf de kans om meer over de haven te leren, maar ook sturing te gaan geven.

Wat was je vorige baan?
Cargadoor bij Verenigd Cargadoors Kantoor Amsterdam.

Wat doe je in je vrije tijd?
Met mijn jonge familie zijn, fietsen, hardlopen, stand-up paddleboarden (SUP), lezen over sociale antropologie, documentaires kijken en koken.

Alma - Programmamanager Bereikbaarheid

Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
Ik heb altijd al iets gehad met scheepvaart. Toen ik 18 was, heb ik als matroos bij de Koninklijke Marine gewerkt. Uiteindelijk ben ik verder gaan studeren en bij het Havenbedrijf terecht gekomen. De combinatie van scheepvaart, klanten, ontwikkelen van producten en het in de markt zetten en promoten ervan spreekt mij heel erg aan. Ons bedrijf biedt volop mogelijkheden. Inmiddels heb ik alweer mijn vijfde functie binnen het Havenbedrijf.

Wat was je vorige baan?
Head of Cargo.

Wat doe je in je vrije tijd?
Tijd met mijn man en twee zoontjes doorbrengen, lekker uit eten gaan, sporten en reizen.

Shirit - Strategisch adviseur MVO

Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
Door de complexe vraagstukken met veel verschillende belangen is er veel uitdaging in mijn functie. Verduurzaming ziet er voor elke belangengroep anders uit - de gemeente, de Amsterdammer, de overheid, de bedrijven in het gebied etc. verwachten en hebben allemaal net een andere focus. Deze uitdaging in een informele sfeer op kantoor is voor mij de perfecte combinatie.

Wat was je vorige baan?
Zzp'er in duurzaamheid, daarvoor Consultant bij KPMG Sustainability.

Wat doe je in je vrije tijd?
Koken, borrelen en wandelen.

Idsert - Resource Coördinator

Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
Ik werk sinds januari 2008 bij Port of Amsterdam. Zij zochten een personeelsplanner en het havenbedrijf had deze vraag bij mij uitgezet.

Wat was je vorige baan?
Rayon Coördinator bij ODV Dienstverlening.

Wat doe je in je vrije tijd?
Werken in de moestuin en ik ben gekwalificeerd sportmasseur, wellnessmasseur en Kinesio tapping.

Hugo - Sluiswachter

Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
Ik heb zelf een aantal jaren gevaren op de grote vaart en ben gek op alles wat met varen te maken heeft. Vooral de zeevaart. De kans om bij Port of Amsterdam te gaan werken was voor mij dus een uitgelezen kans. Bovendien kon ik mijn werk als sluis/brugwachter voor een uitzendbureau inruilen voor een vaste baan op één van de mooiste locaties in Nederland.

Wat was je vorige baan?
Servicemonteur.

Wat doe je in je vrije tijd?
Varen op mijn eigen boot en vissen.

Dave - VTS-Coördinator

Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
Ik ben eind jaren 90 begonnen als uitzendkracht op de sluizen van IJmuiden. De werkzaamheden bevielen dermate goed dat ik in 1998 heb gesolliciteerd voor een vaste aanstelling. Daarna kreeg ik alle kansen om opleidingen te volgen en mijn ambities waar te maken.

Wat was je vorige baan?
Productiemedewerker bij TATA steel.

Wat doe je in je vrije tijd?
Varen, op stap met mijn vrouw en kinderen, en reizen.

Ruben - Havenbeambte

Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
Hiervoor werkte ik als schipper op verschillende schepen op de binnenvaart en merkte dat ik op mijn toppunt van mijn carrière stond. Graag wilde ik mijn kennis van mijn vak graag uitbreiden, daarom heb ik gesolliciteerd op de functie Havenbeambte

Wat was je vorige baan?
Kapitein op de binnenvaart.

Wat doe je in je vrije tijd?
Golfsurfen, koken en genieten van het leven!

Irene van Dijk - Product Owner

Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
De haven is een enorme logistieke hub en ligt ook nog eens heel dicht tegen de stad aan. Het leek me geweldig om te werken aan projecten als de nieuwe zeesluis en SAIL, en goed om te gaan met alle verschillende belangen. Toen ik na drie jaar gevraagd werd om het eerste productteam van de haven te starten en de rol van Product Owner op me te nemen, vond ik dat spannend, maar uitdagingen ga ik graag aan. Het pakte goed uit: dit is echt een geweldige baan! We werken aan producten en diensten die waarde toevoegen voor de valuestream zeevaart. We hebben al meerdere (veelal) digitale producten opgeleverd waar klanten blij van werden. Zo werk ik elke dag aan het slimmer, sneller en schoner maken van de haven.

Wat was je vorige baan?
Senior Communicatieadviseur bij Port of Amsterdam.

Wat doe je in je vrije tijd?
Hockeyen, skiën of snowboarden, reizen en de natuur ingaan met mijn gezin.

Sollicitatieproces

Eerste gesprek (woensdag 8 februari)
Assessment (via Spiral)
Tweede gesprek
Aanbod

Interessante baan?