Management Assistent
Port of Amsterdam Amsterdam
Wat is vereist?
- MBO+ werk- en denkniveau
- Minimaal 5 jaar ervaring in een soortgelijke functie
- Prioriteiten kunnen stellen, groot verantwoordelijkheidsgevoel, betrokken, zeer flexibel
- Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal, zowel in woord als geschrift
- Rationeel en rustig tijdens drukke periodes
- Kordaat, accuraat, initiatiefrijk, anticiperend, sociaal, gestructureerd
Wat krijg je?
- €2.657 - €3.835 bruto p/m (o.b.v. een 36-urige werkweek)
- 13e maand, levensloopbijdrage, bijdrage ziektekosten, garantietoelage
- 24 tot 32-urige werkweek
- 144 uur wettelijk verlof, leeftijdsafhankelijk bovenwettelijk verlof volgens cao (+ feestdagen, waaronder Goede vrijdag, 1 en 5 mei) (o.b.v. fulltime dienstverband)
- Persoonlijk ontwikkelbudget van € 2.000,- en diverse doorgroeimogelijkheden
- Telefoon en Surface-laptop
- Gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof
- Thuiswerkplek en thuiswerkvergoeding
Wat doe je?
- 10% Overleg afdelingshoofden
- 30% Ondersteuning afdelingshoofden
- 20% Inplannen, voorbereiden en uitwerken van overleggen
- 30% Financiële administratie
- 10% Bijhouden van intranet en de website
Deze vacature is gemaakt op basis van gesprekken met medewerkers in de functie. Zo krijg jij een realistisch beeld van de baan.
Stel direct een vraag
Jordy Husslage
Hoofd Operatie
Vacature
Als Management Assistent bij Port of Amsterdam ben je verantwoordelijk voor de ondersteuning van de afdeling Divisie Havenmeester. Deze afdeling is opgedeeld in Advies & Beleid en Operatie. Samen met de andere Management Assistent vormen jullie het secretariaat: jullie ondersteunen samen beide afdelingen en hebben ieder eigen taken.
Jij richt je voornamelijk op de ondersteuning van het afdelingshoofd. Je bent het eerste aanspreekpunt voor vragen, helpt met complex agendabeheer en houdt deadlines en afspraken van het afdelingshoofd in de gaten. Daarnaast ben je verantwoordelijk voor het inplannen en regelen van afspraken, overleggen, events en eventuele relatiegeschenken. Ook beheer je de agenda van het hoofd Operatie.
Verder houd je je bezig met een stukje financiële administratie; denk hierbij aan het maken van inkooporders en verkoopfacturen en zorgen voor een juiste facturatie aan onze leveranciers. Het bijhouden van gegevens en plaatsen van content op onze website behoort ook tot je takenpakket.
Binnen onze afdeling hebben we diverse overleggen die je afwisselend met de andere Management Assistent voorbereidt en notuleert. Ook de collega’s vanuit zowel Advies & Beleid en Operatie doen regelmatig een beroep op je om te assisteren bij het inplannen van afspraken.
Afgelopen periode werkten we met name thuis vanwege corona en in de toekomst blijft dit deels zo: Port of Amsterdam werkt naar een hybride thuiswerkmodel toe. Dat betekent deels thuis en deels op kantoor werken.
De eerste sollicitatiegesprekken vinden plaats op woensdag 8 februari.
Als je het leuk vindt om te plannen, puzzelen en organiseren, en je het niet erg vindt dat je drukke collega's soms echt moet storen om zaken voor elkaar te krijgen, dan is dit een baan voor jou.
Werkweek
Op een leuke werkdag heb je een complexe afspraak met veel aanwezigen weten in te plannen. Ook heb je einde dag allerlei taken afgerond, waardoor je geen losse eindjes meer hebt.
Tijdens een mindere dag keurt een collega een factuur niet goed, waardoor je niet verder kunt me de afronding van de financiële administratie.
- 09:00
- 10:00
- 11:00
- 12:00
- 13:00
- 14:00
- 15:00
- 16:00
- 17:00
- 18:00
-
- Lunch
- Financiële administratie
- Overleg afdelingshoofd
- Notuleren bij vergadering
- Agendabeheer afdelingshoofd
- Agendabeheer team
- Bijwerken content intranet pagina
-
- Lunch
- Notuleren bij vergadering
- Financiële administratie
- Agendabeheer afdelingshoofd
- Corporate website bijwerken
- Input voor overleg (agenda) ophalen
- Complex agendabeheer
-
- Lunch
- Financiële administratie
- Teamvergadering
- Aantekeningen vergadering uitwerken en actiepunten uitzetten
- Corporate website bijwerken
- Complex agendabeheer afdelingshoofd DHM
-
- Maandelijks overleg afdeling
- Overleg afdelingshoofd
- Overleg afdelingshoofd
- Locatie zoeken en reserveren voor vergadering en etentje
- Relatiegeschenken regelen
- Intranet berichtgeving bijwerken
- Actiepunten uitzetten
- Lunch
- Financiële administratie
-
- Vrije dag
Voorbeeld uit de praktijk
Groeipad
Port of Amsterdam biedt veel ruimte om te ontwikkelen en te groeien. Niet alleen als medewerker, maar ook als persoon. Ze denken met je mee, bieden de kans om je vaardigheden te ontwikkelen en diverse (vak)gebieden te ontdekken. Via het interne opleidingssysteem, TipTrack, kun je diverse cursussen en opleidingen volgen. Ook krijg je jaarlijks een persoonlijk ontwikkelbudget van € 2000,-.
Werken bij Port of Amsterdam
Port of Amsterdam is de vierde haven van West-Europa en verantwoordelijk voor de ontwikkeling, exploitatie en het beheer van de Amsterdamse havenregio. De haven van Amsterdam maakt deel uit van de grootste ‘airport-seaport-city’-combinatie in Europa. Daarmee is het een belangrijke motor voor de regionale en nationale economie. Samen met partners werkt Port of Amsterdam aan een haven die steeds meer waarde oplevert voor klanten en omgeving, maar wordt ook het voortouw genomen in de verduurzaming van de haven. Alles vanuit de gedachte dat je het juist samen nóg beter kan doen. De pay-off is niet voor niets: “Be Part of a Better Port”. Het bedrijf is al enige tijd in ontwikkeling van een verticaal naar een horizontaal georiënteerd bedrijf, om zo meer wendbaar te worden en beter in te kunnen spelen op de steeds sneller veranderende omgeving. Talenten tot hun recht laten komen, plezier in het werk, verantwoordelijkheid en vertrouwen krijgen, sneller tot resultaat komen, succes vieren. Het zijn allemaal metrics waarop wordt gestuurd om deze beweging verder te ontwikkelen.
Open sollicitatie
Zie je momenteel geen passende vacature op onze website, maar ben je enthousiast over werken bij Port of Amsterdam? Wij staan open voor talent! Stuur ons je open sollicitatie via deze link. Vertel kort over je vaardigheden en ambities en wij onderzoeken de mogelijkheden. Laat ons weten wat jij ons team kunt bieden!
- Hoofdkantoor in Amsterdam
- Actief in Nederland
- 375 medewerkers