Banen

Medewerker Backoffice Klantenservice Compressietherapie

Vacature gesloten

Medewerker Backoffice Klantenservice Compressietherapie

Mathot Medische Speciaalzaken Haarlem

Wat is vereist?

  • Mbo werk- en denkniveau
  • Minimaal 1-2 jaar recente werkervaring in een soortgelijke functie
  • Computerervaring en administratief inzicht
  • Ervaring/affiniteit met zorg
  • Goed meerdere handelingen of processen tegelijkertijd kunnen uitvoeren
  • Goede communicatieve en schriftelijke vaardigheden
  • Heeft een goed aanpassingsvermogen
  • Toont het initiatief om zelf oplossingen voor te leggen

Wat krijg je?

  • €2.602-€3.295 p/m o.b.v. 40-urige werkweek (afhankelijk van kennis en ervaring)
  • 24 tot 40-urige werkweek
  • 28 vakantiedagen (bij werkweek van 40 uur)
  • 1 extra vakantiedag (Dag voor de ander)
  • Jaarlijks €1.250,- opleidingsbudget voor persoonlijke ontwikkeling
  • Telefoon, laptop, (deels) thuiswerken mogelijk

Wat doe je?

  • 50% Orders op het gebied van CT verwerken
  • 30% Vragen en mails van collega’s en klanten beantwoorden
  • 10% Telefonisch herhaalafspraken met klanten maken
  • 10% Mailings over CT-hulpmiddelen versturen

Deze vacature is gemaakt op basis van gesprekken met medewerkers in de functie. Zo krijg jij een realistisch beeld van de baan.

Vacature

Als Medewerker Backoffice Klantenservice Compressietherapie bij Mathot Medische Speciaalzaken ben je verantwoordelijk voor een soepele en nauwkeurige verwerking van klantorders. Dit zijn voornamelijk akkoordverklaringen (herhaalbestellingen) van hulpmiddelen op het gebied van compressietherapie (CT), waaronder therapeutisch elastische kousen. Jij zorgt voor het aannemen en afhandelen van deze orders en zorgt ervoor dat deze administratief worden verwerkt. Ook verzorg je mailings voor herhalingsoproepen en onderhoud je telefonisch contact met klanten voor het maken van afspraken voor herhalingen.

Daarnaast beantwoord je inhoudelijke vragen over compressietherapie (CT), die zowel door klanten als door je collega’s op de Klantenservice worden gesteld. Deze vragen, die meestal per e-mail binnenkomen, gaan over zaken als leveringstijden, productdetails en verzekeringskwesties. Verder mede-beheer je de afdelingsmailbox en help je bij het oplossen van knelpunten. Ook draag je bij aan het behalen van de afdelingsdoelstellingen.

Je maakt deel uit van een team Therapeutisch Elastische Kousen (TEK). Dit team bestaat uit acht collega’s Klantenservice en vier medewerkers Backoffice, ondersteund door elf Buitendienst Consulenten. Samen zorgen jullie ervoor dat de klanten op een persoonlijke en professionele manier geholpen worden.

Als je plezier haalt uit klantcontact, complexe administratieve vraagstukken en maatschappelijke betrokkenheid en je het niet erg vindt om in een soms hectische werkomgeving aan de slag te gaan, dan is dit een baan voor jou.

Werkweek

Medewerker Backoffice Klantenservice Compressietherapie

Op een leuke werkdag start je met een gezellig praatje met collega's, gevolgd door het verwerken van mails en orders. Na een ontspannende wandeling in het natuurgebied tijdens de lunch sluit je af met het verwerken van e-mails en een overleg met de afdeling Inkoop.

Op een minder leuke werkdag spring je bij om de Klantenservice te helpen met een overvloed aan telefoontjes, waardoor je aan het einde van de dag merkt dat je mailbox vol blijft en je weinig aan andere taken toekomt.

  • 08:00
  • 09:00
  • 10:00
  • 11:00
  • 12:00
  • 13:00
  • 14:00
  • 15:00
  • 16:00
  • 17:00
    • Lunch
    • Orders verwerken
    • Orders verwerken
    • Klantenservice bij telefoontjes ondersteunen
    • Mails lezen en beantwoorden
    • Telefonisch herhaalafspraken met klanten maken
    • Lunch
    • Dagstart
    • Mails lezen en beantwoorden
    • Vragen en mails van collega’s en klanten beantwoorden
    • Orders verwerken
    • Dagstart
    • Mails lezen en beantwoorden
    • Orders verwerken
    • Telefonisch herhaalafspraken met klanten maken
    • Orders verwerken
    • Vragen en mails van collega’s en klanten beantwoorden

Voorbeeld uit de praktijk

Een klant belt omdat hij zijn bestelling van compressietherapie hulpmiddelen nog niet heeft ontvangen. Wat doe je?

In deze situatie is het jouw taak om snel de oorzaak te achterhalen. Je controleert eerst de bestelstatus in het systeem en neemt indien nodig contact op met de leveranciers of de verzenddienst. Het doel is om snel duidelijkheid te krijgen over de status en eventuele vertraging. Vervolgens informeer je de klant over de bevindingen en de verwachte leverdatum. Indien er een vertraging is, bied je een passende oplossing aan, zoals een spoedlevering. Jouw aanpak zorgt ervoor dat de klant zich gehoord en geholpen voelt.

Groeipad

Mathot investeert in de ontwikkeling van iedere individuele medewerker. Want waar jij groeit, groeit het bedrijf. Jaarlijks heeft iedere medewerker een persoonlijke budget voor opleidingen, trainingen, cursussen, etc.

Medewerker Backoffice Klantenservice Compressietherapie

Werken bij Mathot Medische Speciaalzaken

Mathot Medische Speciaalzaken is sinds 1897 een merkonafhankelijke leverancier van medische hulpmiddelen op het gebied van stoma-, continentie-en wondzorg. Ook leveren we diensten zoals het aanmeten van therapeutische elastische kousen. Mathot onderscheidt zich door een actieve rol te spelen bij het samenbrengen van zorgprofessionals, zorgvragers, zorgverzekeraars en patiëntenverenigingen.

  • Haarlem
  • Actief in Nederland
  • 75% / 25%
  • Gem. leeftijd 45 jaar
  • Thuiswerkmogelijkheden
  • 150 werknemers op verschillende locaties in Nederland

Collega's

Yolanda - Senior Klantenservice Medewerker

Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
Hiervoor was ik werkzaam bij een bedrijf in orthopedische voorzieningen. Het spreekt me erg aan in de zorgverlenende sector te werken. Mathot levert wond- stoma en incontinentie materiaal, waardoor ik in de afgelopen 10 jaar veel kennis hierover heb opgedaan. De gesprekken aan de telefoon zijn erg interessant. Mijn functie houdt ook in dat ik de vraagbaak ben voor mijn collega's en zo de opgedane kennis in de praktijk kan brengen.

Wat was je vorige baan?
Vestigings-assistent bij een bedrijf in Orthopedische Voorzieningen.

Wat doe je in je vrije tijd?
Mijn vrije tijd is doorgaans gevuld met bezigheden met mijn dochter, familie en vrienden. Daarnaast wandel en lees ik graag.

Liza de Bruijn - Manager Marketing, People & Culture

Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
Mathot is een bedrijf dat midden in de zorg staat en daardoor heel goed weet aan te sluiten bij de behoefte van de klant. Een bedrijf dat echt verbinding maakt met de klant en dat spreekt mij erg aan. Daarnaast is het kantoor mooi gelegen in Haarlem!

Wat was je vorige baan?
Marketing & communicatie adviseur bij UwCompaan.

Wat doe je in je vrije tijd?
Wandelen, lezen, studeren, koken en met mijn twee kinderen op pad.

Frank van Leuven - Manager Inkoop en Logistiek

Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
Ik ben bij Mathot binnengekomen als interimmanager om de magazijnverhuizing en automatisering te implementeren. Na twee jaar heb ik op verzoek van de toenmalige eigenaren de overstap gemaakt van interimmanager naar werknemer.

Wat was je vorige baan?
Technisch Inkoopmanager Winkelinrichtingen.

Wat doe je in je vrije tijd?
Fietsen, golfen, kamperen en leuke dingen doen met onze twee kleinkinderen.

Jermain Sikkink - Medewerker Inkoop

Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
Ik hoorde van meerdere mensen hoe leuk en positief dit bedrijf is. Nu dat zelf te hebben meegemaakt kan ik dat ook zeker beamen. Een bedrijf waar de klant op nummer 1 staat, maar waar ook zeker goed voor de werknemers wordt gezorgd. Bij het tonen van inzet wordt dat ook vaak beloond met kansen. Zo is mijn ervaring met Mathot.

Wat was je vorige baan?
Logistiek medewerker.

Wat doe je in je vrije tijd?
Sporten, voetbal en muziek maken.

Peter van der Sluys - Projectmanager

Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
Ik ken Mathot al jaren, aangezien Mathot in mijn vorige banen een klant van mij was. Toen er vanuit Mathot in 2011 de vraag kwam om bij hun te komen werken twijfelde ik geen moment. Het is een bedrijf waar iedereen zich inzet voor onze klant en waar een gezellige en betrokken sfeer heerst.

Wat was je vorige baan?
Accountmanager bij Dansac.

Wat doe je in je vrije tijd?
Zeilen, fietsen, wandelen en kamperen.

Marinka Visser-Tessleaar - Medewerker Marketing en Sales

Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
Na veertien jaar was het tijd voor een nieuwe uitdaging. Een vriendin van mij vertelde positieve verhalen over Mathot en dat ze nog een collega zochten. Dus toen heb ik gesolliciteerd.

Wat was je vorige baan?
Office Manager.

Wat doe je in je vrije tijd?
Met de kids erop uit en creatief bezig zijn.

Martin Buser - Compliance & HR officer, afdeling HR

Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
Bij Mathot is veel saamhorigheid en zorgzaamheid voor elkaar te voelen. Dit komt omdat het van origine een familiebedrijf is, waarvan ik de familie sinds 1974 ken. In mijn studententijd ben ik hier met vakantiewerk begonnen. Dertig jaar geleden ben ik vanuit een andere baan vast bij Mathot komen werken. In diverse functies, van administratief medewerker, leidinggevende klantenservice, leidinggevende logistiek, manager HR tot mijn huidige functie.

Wat was je vorige baan?
Juridisch medewerker bij een juridisch advies-en incassobureau.

Wat doe je in je vrije tijd?
Lopen met de hond, tennissen, padel en klaverjassen.

Kim Warmerdam-Natenstedt - Medewerker Marketing en Sales

Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
Ik wilde graag een nieuwe uitdaging en kwam via via op de vacature van Mathot. Die was op mijn lijf geschreven en vanaf dag 1 voelde werken bij Mathot als thuiskomen.

Wat was je vorige baan?
Ledenadviseur - Buma/Stemra.

Wat doe je in je vrije tijd?
Lezen, pilates, yoga, met vriendinnen kletsen en badminton kijken.

Romy Loers - Coördinator Therapeutisch Elastische Kousen (TEK)

Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
Hiervoor was ik werkzaam als leidinggevende bij een groot retailbedrijf. Na daar acht jaar gewerkt te hebben, hoorde ik via familie dat er bij Mathot een nieuwe functie kwam, vestigingsmanager. Deze kans heb ik met beide handen aangegrepen. Nu na ruim elf jaar ga ik nog steeds met veel plezier naar m'n werk. Iedere dag streef ik samen met mijn collega's naar het beste resultaat, een goed product voor onze klanten.

Wat was je vorige baan?
Leidinggevende in de retail.

Wat doe je in je vrije tijd?
Genieten van mijn kinderen, vakantie, concerten en naar de bioscoop gaan.

Laura Dijkzeul (32) - Financieel Manager

Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
Na het afronden van mijn afstudeerstage ben ik gestart als Financieel Administratief Medewerker bij Mathot. Ik voelde mij vanaf dag 1 thuis bij Mathot. Binnen Mathot is een informele sfeer aanwezig, die goed bij mij past. Daarnaast kun je binnen de organisatie doorgroeien en jezelf verder ontwikkelen door het volgen van studies.

Wat heb je gestudeerd?
Hbo bedrijfseconomie, post-hbo Qualified Controller, Master Finance & Control, Master Business Administration

Wat doe je in je vrije tijd?
Paardrijden, sportschool, eten met vrienden

Michelle Konczol (31) - Financieel Data Driven Medewerker

Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
Bij het zien van de openstaande vacature dat Mathot een informele organisatie is die jou wilt helpen ontwikkelen, sprak mij dit erg aan. Ik heb mij kunnen ontwikkelen en heb dankzij Mathot meerdere studies en cursussen kunnen volgen. In de afgelopen jaren heb ik veel geleerd en mij ontwikkeld als persoon, ook heb ik de mogelijkheid gekregen om door te groeien tot Senior en mij meer te richten op IT.

Wat heb je gestudeerd?
Financieel data analist aan Markus Verbeek en Bedrijfsadministratie aan NCOI

Wat doe je in je vrije tijd?
Ik doe graag aan fitness, hou ervan om te wandelen met mijn hondjes en ga graag uiteten of ergens een drankje doen

Jack Magulu - Logistiek Medewerker

Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
Ik werk sinds mei 2016 bij Mathot en heb mij altijd welkom gevoeld binnen dit team. Dat is natuurlijk nu nog steeds zo. Ik heb hele positieve collega’s, die elkaar graag helpen om de klus te klaren. Naast inpakwerkzaamheden, assisteer ik bij inkomende goederen en zorg dat de binnengekomen artikelen netjes en op de juiste plaats weer in het magazijn terecht komen voor de volgende orders. Tenslotte ben ik ook betrokken bij bepaalde maatwerkbestellingen voor sommige klanten. Ik voel mij heel erg welkom bij Mathot omdat mijn collega's mij respecteren. Ik kan mij goed uitdrukken in het Nederlands en Engels.

Wat was je vorige baan?
Wasserij inclusief veel (was)machines

Wat doe je in je vrije tijd?
Hardlopen, actief voetbal kijken bij alle drie de kinderen

Sollicitatieproces

Eerste gesprek met HR-manager
Tweede gesprek met Manager/Teamlid
Assessment

Interessante baan?