Secretaresse

Als Secretaresse bij de gemeente Nissewaard ben je verantwoordelijk voor het ondersteunen van wethouders, managers en teamleiders. Je bent niet alleen hun assistent, maar ook een adviseur en organisator. Je biedt zowel gevraagd als ongevraagd advies om zaken soepeler te laten lopen en zorgt ervoor dat de collega's die je ondersteunt geen omkijken hebben naar secretariële zaken. Je werkt hiervoor samen met je collega’s in een klantketen volgens logische processen en duidelijke taken. Verbinding en samenwerking staat voorop.

In deze functie beheer je de agenda's van je klanten, waarbij je alle afspraken nauwkeurig bijhoudt en zorgt voor een goede prioriteitsstelling. Het is hierbij belangrijk dat je goed aanvoelt wat de positie en belangen zijn van zowel de klant als de organisatie. Dit vereist politieke, bestuurlijke en organisatie sensitiviteit. Daarnaast neem je het telefoonverkeer voor je rekening en handel je zelfstandig verzoeken af of verbind je door indien nodig. Je steunt hierbij op je kennis van de organisatie.

Daarnaast zorg je voor het inplannen, organiseren en voorbereiden van vergaderingen, zoals B&W/MT-vergaderingen en conferenties. Ook ben je verantwoordelijk voor het ontvangen van bezoekers, waarbij je optreedt als gastvrouw. Verder organiseer je lunchbesprekingen, recepties en vergaderingen en regel je excursies en andere externe bezoeken. In al deze taken ben je het gezicht van de gemeente Nissewaard en laat je zien dat jouw professionaliteit en representativiteit uitstekend passen bij de functie.

Het Secretariaat van de gemeente Nissewaard is opgedeeld in twee teams: het Collegesecretariaat en het Organisatiesecretariaat. Het Collegesecretariaat focust zich op het ondersteunen van het college van burgemeester en wethouders, waarbij taken politiek gevoeliger zijn en een nauwe samenwerking met wethouders vereist is. Het Organisatiesecretariaat daarentegen richt zich meer op de algemene ondersteuning van de organisatie, waarbij de werkzaamheden minder politiek geladen zijn, maar van groot belang zijn voor de soepele werking van de gemeentelijke diensten.

Heb je vragen over deze functie? Neem dan contact op met Mark Egberts (Teamleider Ondersteuning): +31641450741.