Banen

Medewerker Griffie

Medewerker Griffie

gemeente Nissewaard Spijkenisse

Wat is vereist?

  • Afgeronde mbo-opleiding
  • Bereid en in staat om (indien nodig) een relevante opleiding te volgen
  • Ervaring met griffiewerkzaamheden of vergelijkbare werkervaring is een pre
  • Goed in een team en zelfstandig kunnen werken
  • Behendig met ICT en gevoel voor bestuurlijke verhoudingen
  • Goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel in woord als geschrift
  • Zorgvuldig en resultaatgericht
  • Bereid om in de avonduren te werken (indien nodig)

Wat krijg je?

  • Maximaal €3.612 bruto p/m (schaal 7 CAO gemeenten) o.b.v. een 36-urige werkweek, afhankelijk van kennis en ervaring
  • IKB (17,05% flexibel in te zetten)
  • 32-urige werkweek (0,8 fte)
  • 194,4 vakantie-uren o.b.v. een 36-urige werkweek
  • Trainings- en opleidingsmogelijkheden via het Individueel Keuzebudget
  • Inrichten thuiswerkplek (€ 750,- budget voor inrichten thuiswerkplek per 7 jaar)
  • Fietsregeling (€2000,- budget fietsregeling per 3 jaar)
  • Reiskostenvergoeding (volledige vergoeding OV óf € 0,21 per km (min. 10 km, max. 40 km enkele reis)

Wat doe je?

  • 20% Vergaderingen voorbereiden en afwerken (inclusief creatie en publicatie van de agenda)
  • 20% Vergaderingen bijwonen en verslagen maken
  • 20% Logistieke en facilitaire aspecten voorbereiden
  • 20% Als aanspreekpunt fungeren
  • 20% Overige administratieve taken uitvoeren

Deze vacature is gemaakt op basis van gesprekken met medewerkers in de functie. Zo krijg jij een realistisch beeld van de baan.

Stel direct een vraag

Vacature

Als Medewerker Griffie bij de gemeente Nissewaard ben je verantwoordelijk voor het beheren van administratieve processen en alle bijkomende zaken. Je houdt je bezig met de publicatie van informatie in het raadsinformatiesysteem (Notubiz), verleent assistentie aan de Griffier en Raadsadviseurs bij de voorbereiding van Commissies, raadsvergaderingen en doet de verslaglegging van deze vergaderingen. Daarnaast draag je zorg voor de ondersteuning, voorbereiding, het verloop en de nazorg van (digitale) vergaderingen en bijeenkomsten. Ook ondersteun je de logistieke en facilitaire aspecten van de Raad en Commissies via het AV-Systeem. Je bent ook verantwoordelijk voor de processen en besluitvorming via het systeem Djuma en medeverantwoordelijk voor de dossiervorming.

In deze functie is het ook erg belangrijk dat je de agenda op tijd publiceert. Je werkt via het vierweekse cyclus, dat houdt in dat je elk vier weken weer opnieuw de cyclus start wat betreft de werkzaamheden. Diverse taken dienen op tijd ingediend/afgerond te worden, anders kom je in problemen met het indienen van de agenda.

In deze functie word je onderdeel van het team Griffie, dat bestaat uit drie Griffiemedewerkers, twee Raadsadviseurs en een Griffier. De Griffier is je directe leidinggevende.

Als je het leuk vindt om niet alleen standaardwerk uit te voeren, je gevoel voor de politiek hebt en je het niet erg vindt dat je dag anders kan lopen dan gepland, dan is dit een baan voor jou.

Werkweek

Medewerker Griffie

Op een leuke werkdag heb je te maken met uiteenlopende taken en verrassingen die voortkomen uit de verschillende partijen waarmee je werkt. Hierdoor weet je nooit wat de dag je gaat brengen, waardoor het die dag uitdagend en gevarieerd is.

Op een matige werkdag heb je minder vergaderingen om bij te wonen vanwege het reces, maar je blijft bezig omdat de Raadsleden nog steeds je aandacht nodig hebben. Ondanks de afwezigheid van sommige collega's, kan het toch nog druk zijn met ad-hoctaken en -verzoeken.

  • 08:00
  • 09:00
  • 10:00
  • 11:00
  • 12:00
  • 13:00
  • 14:00
  • 15:00
  • 16:00
  • 17:00
    • Vergadering bijwonen en verslaggeving uitvoeren
    • Overige administratieve handelingen verwerken
    • Logistieke en facilitaire voorbereidingen treffen
    • Intern overleg
    • Ad-hoctaken oppakken
    • Lunch
    • Vergaderruimtes reserveren
    • Administratieve handelingen uitvoeren
    • Dossiers uitwerken
    • Intern overleg
    • Vrije dag

Voorbeeld uit de praktijk

Een vergadering komt eraan en er is een vergaderruimte nodig. Deze moet niet alleen gereserveerd worden, maar er is ook catering nodig voor de deelnemers en de externe bezoekers moeten in het systeem worden aangemeld. Hoe ga je te werk?

In deze situatie wordt van je verwacht dat je ad-hoc snel kunt handelen om de vergaderruimte te reserveren in het gebouwbeheerssysteem, Planon. Vervolgens zal je contact moeten opnemen met de Cateringservice om ervoor te zorgen dat er passende maaltijden en drankjes worden voorbereid voor de deelnemers aan de vergadering. Hierbij houd je ook rekening met eventuele dieetverzoeken. Ten slotte zal je de namen van de externe bezoekers moeten registreren in Planon om ervoor te zorgen dat ze de vergadering kunnen bijwonen.

Groeipad

De gemeente Nissewaard beschikt over een opleidingsbudget, waarmee medewerkers functie inhoudelijke opleidingen en trainingen kunnen volgen, maar ook coaching. Binnen de gemeente staat een groeipad niet vast, maar door de grootte van onze organisatie zijn er genoeg kansen om door te groeien binnen of buiten je functie.

Medewerker Griffie

Werken bij gemeente Nissewaard

In Nissewaard hoef je niet te kiezen tussen drukte en rust. We zijn een centraal gelegen gemeente, vlakbij Rotterdam en het Rijnmondgebied, met daarnaast landelijke dorpjes en veel groen binnen handbereik. Het levendige stadscentrum van Spijkenisse, de sfeervolle dorpskernen en mooie natuur: dit is Nissewaard, waar alle verschillen in balans zijn.

De 85.000 inwoners van Nissewaard maken de dingen niet mooier dan ze zijn. Dat iets ‘echt’ is, is van groot belang. Een mooi verhaaltje, daar prikken ze zo doorheen. Ze doen het graag op hun eigen manier en steken hun mening niet onder stoelen of banken. Dat geeft de gemeente een eigenwijs karakter. Nissewaarders zien dat er ruimte is voor ontwikkeling en verbetering en voelen zich daar graag bij betrokken. Daarom werken we als TeamNW graag samen met inwoners om van Nissewaard een nog mooiere plek te maken om te wonen, werken en ondernemen.

Wees jezelf, vaar je eigen koers, haal eruit wat erin zit en voeg toe wat er nog niet is. Maak het jouw Nissewaard!

  • Hoofdkantoor in Spijkenisse
  • 63% / 37%
  • Gem. leeftijd is 47 jaar
  • Ongeveer 850 medewerkers in dienst
  • Informele dresscode. Tijdens afspraken soms casual/formeel
  • Hybride werken behoort tot de mogelijkheden (afhankelijk van type functie en in- en externe afspraken)

Interessante baan?