Banen

Portfolio administrator

Portfolio administrator

AFM Amsterdam

Wat is vereist?

  • Hbo werk- en denkniveau
  • Minimaal 3 jaar werkervaring in de rol van portfolio administrator of vergelijkbare rollen (bijvoorkeur in agile werkende omgeving)
  • Goede beheersing van diverse PMO tools
  • Kennis van portfoliomanagement raamwerken en portfolio- en projectmanagement methodieken
  • Uitstekende communicatievaardigheden
  • Goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal, zowel in woord als geschrift
  • Je beschikt over een zorgvuldige en resultaatgerichte houding
  • Enthousiaste, oplossingsgerichte en actieve instelling

Wat krijg je?

  • Een bruto jaarsalaris van minimaal €42.000 en maximaal €68.000 op basis van een 36-urige werkweek (inclusief 13e maand en vakantiegeld). De uiteindelijke inschaling is onder meer afhankelijk van je kennis en ervaring
  • 36-urige werkweek (4x9 uur)
  • 199,5 vakantie-uren per jaar (bovenop je standaard wekelijkse roostervrije dag)
  • Een laptop en een smartphone
  • Uitgebreide trainings- en opleidingsmogelijkheden om jezelf zowel vakinhoudelijk als persoonlijk te blijven ontwikkelen
  • Een volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer op basis van 2e klas
  • Thuiswerkvergoeding voor de dagen waarop je vanuit huis werkt
  • Een bijdrage voor een abonnement bij een sportschool
  • Aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden zoals een fiets – en deviceregeling en een vergoeding voor de inrichting van je thuiswerkplek

Wat doe je?

  • 15% Proces van portfoliobeheer faciliteren
  • 15% Prestaties monitoren
  • 15% Rapportages opstellen
  • 15% Budget en resources plannen
  • 15% Continu optimalisaties doorvoeren
  • 15% Voortgang en risico's bewaken
  • 10% Overleggen faciliteren en bijwonen

Deze vacature is gemaakt op basis van gesprekken met medewerkers in de functie. Zo krijg jij een realistisch beeld van de baan.

Stel direct een vraag

Vacature

De AFM heeft een ambitieuze IT-strategie, gericht op het verstevigen van het fundament, het versterken van het verandervermogen en het vergroten van het absorptievermogen. Deze strategie omvat onder meer het uitfaseren van legacy en de migratie naar de Cloud voor kernsystemen zoals CRM en SharePoint. In 2024 wordt een nieuwe structuur geïntroduceerd, met teams die zich richten op toezicht en bedrijfsvoering. Deze vacature biedt de kans om in een multidisciplinair team binnen de afdeling Informatiemanagement (IM) een belangrijke rol te spelen in de verdere digitalisering van de organisatie. Binnen IM worden diverse Microsoft-gebaseerde applicaties beheerd, waarbij de overgang naar de Cloud in 2024 een belangrijk aspect vormt.

Als portfolio administrator bij de AFM ben je verantwoordelijk voor het beheer en de optimalisatie van het IT-change portfolio. Je speelt een belangrijke rol in het proces van portfoliobeheer, waarbij je projecten en programma's identificeert en onderbrengt in het portfolio volgens de richtlijnen en standaarden die worden gehanteerd om de strategische doelen te vertalen naar concrete acties. Daarnaast monitor je nauwlettend de voortgang van de projecten en programma's en faciliteer je de integrale afstemming over afhankelijkheden, samenhang, risico's en de mitigatie ervan.

Binnen deze functie werk je nauw samen met diverse teams aan het portfoliobeheer. Je voert regelmatig overleggen waar je besluiten en acties vastlegt en rondstuurt. Dit kan variëren van portfolioboard overleggen waar prioriteiten worden bepaald tot directe interactie met leveranciers. Met een zorgvuldige en resultaatgerichte houding draag je bij aan het opstellen van gedetailleerde rapportages over voortgang en prestaties, waarbij je KPI's en andere metrics gebruikt om de effectiviteit van de voortgang te meten.

Daarnaast vormen budget- en resourceplanning ook een belangrijk onderdeel van je verantwoordelijkheden. In lijn met de prioriteiten ken je middelen toe aan projecten en programma's, bewaak je het portfolio budget en de realisatie van kosten. Ook draag je actief bij aan de doorontwikkeling van portfoliomanagement en zorg je ervoor dat de gekozen best practices en standaarden binnen project-, programma- en portfoliomanagement worden nageleefd. Je houdt voortdurend de voortgang, kwaliteit, kosten en risico's van het portfolio in de gaten en onderneemt tijdig actie om eventuele afwijkingen te corrigeren. Hierdoor draag je bij aan het succesvol realiseren van de strategische doelen van de AFM op IT-gebied.

In deze rol maak je deel uit van het Kaderteam binnen de afdeling IM en werk je nauw samen met strategisch informatiemanagers en architecten. Samen werk je aan het realiseren van de ambitieuze IT-strategie van de AFM, waarbij je bijdraagt aan het verstevigen van het fundament, het versterken van het verandervermogen en het vergroten van het absorptievermogen.

Als je het leuk vindt om veel afwisseling te hebben in je werk en je het uitdagend vindt om een aanjagersrol op je te nemen en andere stakeholders te motiveren, dan is dit een baan voor jou.

Werkweek

Portfolio administrator

Op een leuke dag werk je samen met verschillende stakeholders om prioriteiten te bepalen en budgetten en resources toe te wijzen. Hierdoor krijg je diepgaand inzicht in de meerwaarde van IT-veranderingen en heb je directe impact op het toezichtsproces.

Op een minder leuke werkdag krijg je stukken niet op tijd aangeleverd en moet je daarom medewerkers achter hun broek aan zitten. Ook kan het voorkomen dat je informatie ontvangt die je eerder had willen weten, waardoor de werkdruk tijdelijk hoger is.

  • 08:00
  • 09:00
  • 10:00
  • 11:00
  • 12:00
  • 13:00
  • 14:00
  • 15:00
  • 16:00
  • 17:00
  • 18:00
    • Lunch
    • Mails lezen en beantwoorden
    • Proces van portfoliobeheer faciliteren
    • Overleg met stakeholder
    • Prestaties monitoren
    • Programmaboard overleg
    • Afdelingsoverleg
    • Borrel
    • Mails lezen en beantwoorden
    • Een-op-een met leidinggevende
    • Overleg met stakeholders
    • Proces van portfoliobeheer faciliteren
    • Vrije dag

Voorbeeld uit de praktijk

In de context van IT-portfolio management kan het opstellen van het IT-portfolio worden vergeleken met het leggen van een multidimensionale puzzel, waarvan de stukjes net niet lekker in elkaar passen en het grote plaatje van tevoren vaak nog onduidelijk is. Hoe pak je dit aan?

Als portfolio administrator voer je regie op het portfoliomanagementproces. Zo speel je een doorslaggevende rol in het verzamelen van de puzzelstukken van alle stakeholders en het scherpstellen van het grote plaatje. Dit betekent dat je nauw samenwerkt met diverse teams en belanghebbenden binnen de organisatie om alle relevante projecten en programma's te identificeren en te documenteren. Vervolgens is het essentieel dat je een duidelijk beeld krijgt van de strategische doelstellingen van de organisatie en hoe deze vertaald kunnen worden naar concrete projecten en programma's binnen het IT-portfolio.

Daarnaast wordt van jou verwacht dat je in staat bent om het grote plaatje scherp te stellen. Dit betekent dat je de complexe relaties en afhankelijkheden tussen verschillende projecten en programma's begrijpt en kunt visualiseren. Je moet in staat zijn om de prioriteiten van het IT-portfolio vast te stellen en ervoor te zorgen dat de beschikbare middelen en budgetten optimaal worden ingezet om de strategische doelstellingen van de organisatie te ondersteunen. Door actief te communiceren met stakeholders en regelmatig te rapporteren over de voortgang en prestaties van het IT-portfolio, zorg je ervoor dat alle betrokkenen op één lijn zitten en dat eventuele afwijkingen tijdig worden gecorrigeerd.

Groeipad

Als het om de ontwikkeling van jouw talenten gaat, heb je zelf het roer in handen. Iedere medewerker bij de AFM is uniek en daarom werkt alleen een individuele aanpak. Je manager denkt met je mee over jouw doorgroeimogelijkheden.

Portfolio administrator

Werken bij AFM

De AFM maakt zich sterk voor eerlijke en transparante financiële markten. De organisatie is gedragstoezichthouder van de gehele financiële marktsector. Iedere collega is gedreven om een substantiële bijdrage te leveren aan het verbeteren van de financiële sector. De AFM signaleert elk jaar de belangrijkste trends en bijbehorende risico’s die de financiële markten gaan beïnvloeden, om daarna haar toezichtagenda verder te kunnen ontwikkelen. Hier lees je meer over in 'Trendzicht'.

Als maatschappelijke organisatie wil de AFM een afspiegeling zijn van de samenleving en een werkgever waar iedereen zichzelf kan zijn en geaccepteerd wordt. Dit vanuit een gevarieerd team qua ervaring, achtergrond en expertise met de gemeenschappelijke motivatie om de taak van de AFM zo goed mogelijk uit te voeren. De AFM erkent het talent en potentieel van iedere medewerker en benut dit ook. Deze denkwijze zorgt ervoor dat de AFM met een zo breed mogelijke blik de uitdagingen als gedragstoezichthouder elke dag opnieuw tegemoet kan treden.

  • Kantoor in Amsterdam
  • 47% / 53%
  • Mogelijkheid 2 dagen vanuit huis te werken
  • Ruim 700 werknemers

Collega's

Tim - Strategisch Informatiemanager

Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
Je hoeft de krant ’s ochtends maar open te slaan en de maatschappelijke relevantie van het werk van de AFM spat van het papier! De AFM stelt mij in staat om hier mijn steentje aan bij te dragen én mijzelf te blijven ontwikkelen als professional.

Wat was je vorige baan?
Onlangs heb ik binnen de AFM de overstap gemaakt van het toezicht naar de afdeling Informatiemanagement (IM). Een afdeling met een inspirerende en leerzame veranderopgave op het snijvlak van IT, bedrijfsvoering en toezicht.

Wat doe je in je vrije tijd?
Mijn ideale dag begint met een uitgebreide wandeling langs de Lentse uiterwaarde (voorheen Amsterdamse grachten) met vriendin Kim, zoontje Benjamin en hond Woody.

Linda - Corporate Recruiter

Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
Voordat ik bij de AFM begon, werkte ik jarenlang in de commerciële sector. Toen een collega de overstap maakte naar een financiële toezichthouder, werd mijn enthousiasme voor deze professionele bedrijfstak aangewakkerd. Begin 2019 ben ik bij de AFM gestart en heb nog geen moment spijt van die keuze.

Wat was je vorige baan?
Corporate recruiter

Wat doe je in je vrije tijd?
Terrasje pakken met vrienden, regelmatig uit eten gaan en heel veel knuffelen met mijn katten.

Sollicitatieproces

Solliciteren via de website
± Binnen 5 werkdagen
Reactie op je sollicitatie
± Binnen 1 week
Casus
Eerste gesprek
± Binnen 1 week
Online assessment
Tweede gesprek
± Binnen 2 werkdagen
Telefonisch arbeidsvoorwaardengesprek i.c.m. aanbod

Interessante baan?