Wat is vereist?
- Hbo werk- en denkniveau
- Relevante werkervaring in een soortgelijke functie is een pre
- Kennis van Office 365, SharePoint en iBabs
- Interesse in en ervaring met AI
- Uitstekende schriftelijke en communicatieve vaardigheden
- Je kan relativeren, overzicht houden en gestructureerd blijven werken wanneer de dag anders loopt dan gepland
- Goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel in woord als geschrift
- Je kan goed samenwerken met verschillende collega's
- Je bent praktisch ingesteld en oplossingsgericht
- Je herkent je in Velison's kernwaarden: eigenaarschap, initiatiefrijk, inlevingsvermogen en samenwerken
Wat krijg je?
- €3.978 - €5.017 bruto p/m (afhankelijk van kennis en ervaring, conform de Generieke Functiematrix schaal H Procesondersteuner V)
- 32-urige werkweek
- 189,8 vakantie-uren o.b.v. 36-urige werkweek
- Laptop en telefoon in bruikleen
- Vergoeding woon-werkverkeer
- 4% eindejaarsuitkering
Wat doe je?
- 50% Voorbereiding, verslaglegging en bewaking van actiepunten bij vergaderingen
- 25% Overige secretariële-taken
- 25% Agenda- en mailbeheer
Interesse
Heb je een vraag of ben je geïnteresseerd? Neem contact met ons op.Debbie van Leeuwen
HRM Adviseur
Vacature
Als Directiesecretaresse bij Velison ben je verantwoordelijk voor de secretariële en organisatorische ondersteuning van de Directeur-Bestuurder en het managementteam. Je beheert de agenda’s, leest mee in de e-mail van de Directeur-Bestuurder en pakt waar mogelijk zelfstandig acties op. Een groot deel van je taken bestaat uit alle werkzaamheden rondom verschillende vergaderingen, zoals de MT-, RvC- en Huurdersraadvergaderingen. Je bewaakt actief de planning en jaarkalender, stelt de verschillende agenda's op en zorgt dat alle vergaderstukken tijdig en compleet aanwezig zijn in de daarvoor bestemde mappen op SharePoint. Vervolgens verzorg je de notulering tijdens de vergadering en werk je duidelijke actiepunten uit.
Daarnaast pak je diverse ad-hoc zaken op die gedurende de dag voorbijkomen, zoals het ondersteunen van de afdeling Communicatie bij mailingen of het bewonersmagazine. Ook organiseer je interne en externe bijeenkomsten, onderhoud je contracten met facilitaire diensten en verzorg je catering bij overleggen. Ten slotte vervang je de Bestuurssecretaris bij RvC-bijeenkomsten en ondersteun je bij de voorbereiding, planning en agendering hiervan.
Je komt te werken in het team Strategie & Beleid, samen met de Manager Strategie & Beleid, de Bestuurssecretaris, het HRM team, een Kwaliteitsmedewerker, een Assetmanager, een Communicatieadviseur en Beleidsmedewerkers. In de dagelijkse praktijk werk je intensief samen met de Bestuurssecretaris en de Directeur-Bestuurder. Je ondersteunt de Managers bij het inplannen van complexe, afdelingsoverstijgende afspraken en hebt extern contact met de secretaresses van wethouders en andere corporaties. Je werkt voornamelijk op kantoor, maar bij uitzondering is er de mogelijkheid om thuis te werken.
Als je houdt van taal en communicatie, graag problemen zelfstandig oplost en ertegen kunt dat je gedurende de dag vaak opnieuw je prioriteiten moet vaststellen, dan is dit een baan voor jou.
Werkweek
Op een leuke werkdag lukt het om alle ballen hoog te houden terwijl er hard wordt gewerkt aan de voorbereiding van de komende RvC-vergadering. Er is een goede harmonie met de collega's en er is voldoende tijd voor een praatje bij het koffieapparaat en een gezamenlijke lunch in de kantine.
Op een minder leuke werkdag is de werkdruk hoog en is er weinig ruimte om een praatje te maken met collega's. Op dit soort dagen ligt de focus soms puur op het wegwerken van ad-hoc verzoeken, zonder toe te komen aan de geplande verslaglegging.
- 07:00
- 08:00
- 09:00
- 10:00
- 11:00
- 12:00
- 13:00
- 14:00
- 15:00
- 16:00
- 17:00
-
- Voorbeeld weekagenda
- E-mail en agenda Directeur-Bestuurder beheren
- Weekstart Team S&B
- Lunch
- MT-vergadering voorbereiden
- Catering voor MT-vergadering bestellen
-
- Bijeenkomst organiseren
- E-mail en agenda Directeur-Bestuurder beheren
- Vergaderstukken in SharePoint archiveren
- Verschillende office-taken uitvoeren
- Lunch
-
- Ruimte voor ad-hoc zaken
- Complexe afspraak inplannen
- Verzoek van collega afhandelen
- Lunch
- E-mail en agenda Directeur-Bestuurder beheren
-
- MT-vergadering notuleren
- Notulen MT-vergadering uitwerken
- Actie- en besluitenlijst opstellen
- Lunch
-
- Uitwerktijd
- Overleg met Bestuurssecretaris
- Stukken RvC-vergadering bewaken
- Communicatie helpen met voorbereiding themacafé
- Verzoek van collega afhandelen
- Lunch
Voorbeeld uit de praktijk
Groeipad
Bij Velison Wonen krijg je volop de ruimte om je te ontwikkelen. Je kunt workshops, trainingen en webinars volgen en gebruikmaken van het opleidingsbudget. Daarnaast heb je een persoonlijk loopbaanbudget van € 900,- per jaar (bij 36 uur) om te besteden aan je professionele ontwikkeling.
Werken bij Velison Wonen
Velison is een kleine, ambitieuze woningcorporatie. Wij zetten ons volledig in voor onze huurders en woningzoekenden. Actief aanwezig in de wijk, de straat en de samenleving, zorgen we ervoor dat onze huurders zich thuis voelen, zowel in hun huis als in hun buurt. Met veel energie pakken we belangrijke uitdagingen aan, zoals verduurzaming, woningtekort, leefbaarheid en betaalbaarheid. Wij geloven dat prettig wonen bijdraagt aan een fijn leven en een leefbare wijk. Wanneer dat lukt, is onze missie geslaagd.
Velison Wonen verhuurt 3.800 woningen in de gemeente Velsen, waaronder de kernen in IJmuiden, Velsen-Noord, Velserbroek en Santpoort-Noord. Bij ons werken betekent deel uitmaken van een hecht, compact team dat elkaar goed kent en altijd klaarstaat voor de ander.
- IJmuiden
- 52 medewerkers
- 60% / 40%
- Gem. leeftijd 50 jaar
- Casual
- Thuiswerkmogelijkheden
Collega's
