Banen

Regio Receptioniste

Regio Receptioniste

Embrace Utrecht + 6 Locaties

Wat is vereist?

  • Sterke communicatieve vaardigheden
  • Voorliefde voor gastvrijheid
  • Goede beheersing van Nederlandse en Engelse taal
  • Je komt representatief over
  • Aanpassingsvermogen aan verschillende locaties

Wat krijg je?

  • €11,22 - €13,65 bruto p/u
  • 24 tot 32-urige werkweek
  • 25 vakantiedagen o.b.v fulltime
  • Online trainingen richting hospitality en uitbreiden computervaardigheden
  • Toeslag voor extra uren, reiskostenvergoeding van €0.17 p/k, vakantiegeld
  • Contract met uitzicht op vast dienstverband
  • Pensioens-, eindejaars- en collectiviteitsuitkering
  • Bedrijfskleding met stomerijvergoeding

Wat doe je?

  • 25% Bezoekers ontvangen
  • 35% Klanten en medewerkers te woord staan
  • 20% Mailbox bijhouden en beantwoorden
  • 10% Post verzorgen
  • 10% Bestellingen plaatsen

Deze vacature is gemaakt op basis van gesprekken met medewerkers in de functie. Zo krijg jij een realistisch beeld van de baan.

Vacature

Als Regio Receptioniste bij Embrace ben je verantwoordelijk voor het ontvangen en ondersteunen van bezoekers en medewerkers. Dit doe je niet op een vaste locatie, maar op wisselende locaties waar een van de Receptionistes afwezig is. Hierdoor ontmoet je veel verschillende typen mensen. Je bent voor hun het eerste aanspreekpunt bij binnenkomst. Dat betekent dat je iedereen op een warme manier ontvangt en zorgt dat iedereen zich veilig en gezien voelt. Daarnaast beantwoord je vragen, verwerk je de post en bestel je producten voor op het kantoor waar je die dag werkt.

Omdat je op verschillende locaties werkt, krijg je te maken met uiteenlopende werkwijzen, regels en normen. Zo kan het zijn dat de bezoekers en werknemers op de ene locatie veel formeler zijn dan op de andere. Van tevoren word je hierin ingewerkt door een vaste Receptioniste, zodat je goed weet wat er op elke locatie van je verwacht wordt.

Ook variëren de taken die je uitvoert. Op de ene locatie ligt de nadruk bijvoorbeeld op het uitvoeren van ontvangsttaken zoals bezoekers de weg wijzen en koffie en/of thee aanbieden, terwijl je op de andere locatie vooral administratieve taken verricht, zoals het aanmaken van bezoekerspassen.

Binnenkomende telefoontjes en mails verwijs je door naar de juiste afdelingen of personen. Vragen die specifiek over receptie-gerelateerde zaken gaan, beantwoord je zelf. In de ochtend ontvang en verwerk je binnenkomende post en pakketten, en 's middags geef je deze mee aan de bezorger. Ook bestel je de kantoorproducten die niet meer op voorraad zijn.

Het verschilt per dag met wie je werkt; soms met een vaste Receptioniste van de desbetreffende locatie, soms met een collega en soms alleen.

Als je het leuk vindt om het eerste aanspreekpunt te zijn voor alle verschillende afdelingen binnen een bedrijf, en je het uitdagend vindt om het overzicht te bewaren en planmatig te werken, dan is dit een baan voor jou.

Agenda

Regio Receptioniste
Marit van Baarlen

Op een leuke dag werk ik op een locatie waar ik veel verschillende mensen spreek. Hierdoor kom ik in aanraking met verschillende lagen van een bedrijf. Dit vraagt aanpassingsvermogen, maar biedt me ook veel afwisseling.

Op een matige dag werk ik op een rustigere locatie, waardoor de dag langzaam voorbij gaat. Ik besteed vooral tijd aan het beantwoorden van mails en telefoons.

  • 08:00
  • 09:00
  • 10:00
  • 11:00
  • 12:00
  • 13:00
  • 14:00
  • 15:00
  • 16:00
  • 17:00
  • 18:00
  • 19:00
    • Vrije dag
    • Bezoekers ontvangen op zakelijke locatie
    • Post in ontvangst nemen
    • Klanten en medewerkers telefonisch te woord staan
    • Bestellingen plaatsen en aannemen
    • Bezoekers ontvangen
    • Post meegeven aan bezorger
    • Mailbox bijhouden en beantwoorden
    • Klanten en medewerkers telefonisch te woord staan
    • Mailbox bijhouden en beantwoorden
    • Klanten en medewerkers telefonisch te woord staan
    • Bezoekers ontvangen op informele locatie
    • Post in ontvangst nemen
    • Klanten en medewerkers telefonisch te woord staan
    • Lunch
    • Bestellingen plaatsen en aannemen
    • Post meegeven aan bezorger
    • Vrije dag

Voorbeeld uit de praktijk

Er komt een bezoeker binnen voor een afspraak. Hoe ontvang je deze persoon en zorg je dat de juiste contactpersoon voor de bezoeker wordt opgeroepen?

Er zijn veel verschillende aanmeldsystemen. Het verschilt per bedrijf of en hoe je een bezoeker moet aanmelden. Soms doe jij dit, soms doen de medewerkers van het bedrijf dit zelf. Soms bied je een bezoeker iets te drinken aan: dit hangt af van het bedrijf waar je invalt.

Je schakelt de persoon in met wie de bezoeker een afspraak heeft. Mocht de contactpersoon dit nog niet hebben gedaan, dan herinner je hem of haar eraan nog een zaal te reserveren. Het kan ook zijn dat dit jouw taak is. In dat geval reserveer je via het systeem een zaal, zodat de afspraak kan plaatsvinden.

Groeipad

Medewerkers kunnen zich in de breedte verdiepen door op uitdagende locaties te gaan werken. Daarnaast worden er online trainingen aangeboden, waarmee medewerkers hun hospitality- en computervaardigheden kunnen ontwikkelen. Embrace is onderdeel van Facilicom, waarbij het mogelijk is om naar een andere functie door te groeien.

Regio Receptioniste
Teamleider

Werken bij Embrace

Embrace Hospitality Services richt zich als hospitality bedrijf op het leveren van gastvrijheid, extra service en comfort. Dit doen we in op maat gemaakte contactmomenten, waarbij gasten, bezoekers en klanten persoonlijke aandacht krijgen, en de identiteit van de klant wordt versterkt. Zo creëren we een veilige en vertrouwde omgeving. Door iedereen een warm welkom te geven, is Embrace van meerwaarde voor de relatie tussen organisaties, medewerkers en gasten.

  • Hoofdkantoor in Schiedam
  • 90% / 10%
  • Gem. leeftijd is 36 jaar
  • 500 medewerkers
  • Bedrijfskleding

Collega's

Marit van Baarlen (49) - Regio receptionist

Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
Hiervoor werkte ik bij een hotel in een andere regio dan waar ik woonde. Na jaren daar gewerkt te hebben ben ik op zoek gegaan naar een nieuwe uitdaging in mijn eigen regio.

Wat was je vorige baan?
Receptionist Holiday Inn Hotel.

Wat doe je in je vrije tijd?
Tennissen.

Sollicitatieproces

Telefonisch gesprek met Recruiter
± 3 dagen
Gesprek met Teamleider
± 4 dagen
Gesprek met Klantmanager van Embrace
± 1 dag
Aanbod

Interessante baan?