Office Manager

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld

Als Office Manager bij Duyts Bouwconstructies ben je verantwoordelijk voor het organiseren en coördineren van de dagelijkse gang van zaken op het kantoor. Je ondersteunt het management met administratieve en organisatorische taken en zorgt ervoor dat processen soepel verlopen. Daarnaast beheer je agenda's, plan je afspraken in en beantwoord je de telefoon. Je bent het eerste aanspreekpunt voor klanten, leveranciers en collega's.

Aan de telefoon verbind je klanten door naar de juiste collega's, maak je afspraken en help je nieuwe klanten die advies vragen op weg naar het contactformulier. In de mailboxen zorg je dat alles in de juiste projectmap belandt, stuur je offerteherinneringen en beantwoord je vragen van collega's, klanten en leveranciers. Verder voer je een aantal administratieve taken uit. Zo zet je nieuwe klanten in het systeem, bereid je projecten administratief voor, beheer je projectdocumentatie en ondersteun je bij de facturatie en het debiteurenbeheer. Daarnaast ontvang je bezoekers aan de balie, zet je dagelijks de lunch klaar en houd je de website en de social media bij met foto's en teksten die collega's aanleveren.

Je komt te werken op het kantoor van Duyts Bouwconstructies in Amsterdam, een onafhankelijk ingenieursbureau dat werkt aan constructieve vraagstukken in de bestaande bouw, funderingsherstel, renovatie, restauratie en nieuwbouw. Je werkt niet in een vaste teamsamenstelling, maar staat met veel collega's in contact. Met de twee Directeuren heb je het meeste contact, voornamelijk rond het beheer van hun agenda's.