Legal Assistant

Als legal assistant (juridisch secretaresse) bij Wieringa Advocaten ben je verantwoordelijk voor de dagelijkse administratieve en organisatorische ondersteuning van advocaten. Een groot deel van je werkzaamheden bestaat uit het aanmaken, bijwerken en beheren van fysieke en digitale dossiers in het Document Management Systeem (DMS). Daarnaast verzorg je het maandelijks terugkerende declaratieproces, verzorg je de correspondentie en dien je processtukken in bij de rechtbank via Mijn Rechtspraak.

Ook beheer je de complexe agenda's van de advocaten en verzorg je de roladministratie, waarbij je de termijn van lopende zaken controleert en eventuele wijzigingen bijhoudt in de agenda. Naast de vaste juridische taken kan je ook andere taken oppakken. Dit kan bijvoorbeeld gaan om het organiseren van bedrijfsuitjes, het kerstdiner of grotere evenementen zoals Sail. Ook kan je het begeleiden van studentstagiairs op je nemen, waarbij je sollicitatiegesprekken inplant, beoordelingen voorbereidt en rondleidingen in het kantoor verzorgt.

Je komt te werken in het team Ondersteuning, samen met een boekhouder, een faillissementsmedewerker, een receptioniste en vijf andere juridisch secretaresses. Hoewel de secretaresses ieder verantwoordelijk zijn voor de ondersteuning van hun eigen advocaten, loopt jullie werk veel in elkaar over omdat verschillende advocaten vaak samen werken aan één dossier. Daarnaast neem je elkaars werk over bij uitval of op part-time dagen. In beginsel zitten jullie in één open kamer, waardoor de lijnen kort zijn en iedereen op de hoogte is van lopende zaken. Met de boekhouder werk je samen voor de afhandeling van declaraties, en met de receptioniste voor het opvangen van inkomende telefoontjes bij drukte en het doorsturen van poststukken.