Als (Junior) Secretaresse bij Verbond van Verzekeraars ben je verantwoordelijk voor het agendabeheer van een Manager en meerdere Beleidsadviseurs van eenzelfde afdeling. Je houdt je bezig met het (her)plannen van (digitale) afspraken en communiceert hier met hen over via de mail, telefoon of Microsoft Teams. Je maakt vergaderschema’s voor werkgroepen en commissies, maar plant ook ad hoc afspraken in.

Daarnaast zorg je voor het organiseren van vergaderingen. Zo reserveer je conferentieruimtes en organiseer je eventueel een lunch, borrel of diner. Ook bereid je vergaderstukken voor, waarbij je samenwerkt met collega’s om deze tijdig gereed te hebben en te verspreiden onder alle deelnemers via bijvoorbeeld SharePoint. Verder verwerk je diverse soorten administratieve gegevens in het crm-systeem en beantwoord je vragen die via je mailbox binnenkomen.

Je bent werkzaam in het Secretariaat, dat bestaat uit elf secretaresses en een Teammanager. Je werkt zelfstandig, maar kunt bij vragen of problemen altijd bij je collega’s uit je team terecht. Ook heb je geregeld contact met de afdeling waar jij Secretaresse van bent om zaken op elkaar af te stemmen.