Banen

Backofficemedewerker Service & Onderhoud

Vacature gesloten

Backofficemedewerker Service & Onderhoud

Tolsma-Grisnich Emmeloord

Wat is vereist?

  • Mbo werk- en denkniveau
  • Minimaal 1 jaar administratieve werkervaring
  • Gestructureerd kunnen werken, goed kunnen prioriteren, alert
  • Administratief zeer sterk, in staat om backofficeprocessen te optimaliseren
  • Goede beheersing Nederlands en Engels, bij voorkeur ook Duits
  • Leergierig, kwaliteits- en servicegericht

Wat krijg je?

  • €1.860 - €2.600 bruto p/m (afhankelijk van kennis en ervaring)
  • Eindejaarsuitkering
  • 38-urige werkweek
  • 200 vakantie-uren + 52 ATV-uren
  • Mogelijkheid om vakdiploma's te behalen
  • Collectieve verzekering voor WW-, WIA- en WGA-hiaat
  • Vrijwillige collectieve ANW-hiaatverzekering, collectieve zorgverzekering

Wat doe je?

  • 30% Telefoontjes afhandelen
  • 20% Servicemeldingen aanmaken
  • 10% Overige adminstratie
  • 20% Regiecontroles uitvoeren
  • 10% Retourgoederen terugboeken
  • 10% Overleg collega's

Deze vacature is gemaakt op basis van gesprekken met medewerkers in de functie. Zo krijg jij een realistisch beeld van de baan.

Vacature

Als Backofficemedewerker Service & Onderhoud bij Tolsma-Grisnich ben je verantwoordelijk voor het administratief ondersteunen van de afdeling Service & Onderhoud. Je neemt telefoontjes van klanten aan en verwijst hen door naar collega's, bijvoorbeeld van de servicedesk of receptie.  Je bent het eerste aanspreekpunt voor klanten en probeert hen eerst zelf zo goed mogelijk verder te helpen.

Je maakt een melding aan in het systeem van elk telefoontje dat je binnenkrijgt. Collega’s van de servicedesk zijn niet altijd in staat om meteen terug te bellen en monteurs in te plannen, dus het is belangrijk dat je uitgebreid omschrijft waarom de klant belde en wat de wensen zijn.

Daarnaast voer je regiecontroles uit. Als een order voor een storing of onderhoud afgerond is, controleer je deze uitvoerig. Je kijkt naar de gewerkte uren, het materiaal dat op de bon staat en of dit daadwerkelijk afgeboekt is. Vervolgens stuur je de order door naar de afdeling Finance; zij pakken dit verder op. Bovendien neem je overige administratiezaken rondom Service & Onderhoud op je, bijvoorbeeld het retour sturen van defect materieel. Het gaat om een nieuwe functie, dus de precieze taken moeten nog vormgegeven worden. Tot slot denk je mee over het optimaliseren van backofficeprocessen. 

Je werkt op de afdeling Service & Onderhoud met ruim veertig monteurs, een planner, drie servicedeskmedewerkers, drie teamleiders en een manager.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Let op: als je solliciteert op deze baan, graag ook je cv en motivatiebrief sturen naar HR@tolsmagrisnich.com.

Als je het leuk vindt om overzichtelijk en structureel te werken, en je het uitdagend vindt om druk weg te halen bij de servicedesk door telefoontjes af te handelen en klanten goed op weg te helpen, dan is dit een baan voor jou.

Agenda

Backofficemedewerker Service & Onderhoud

Tijdens een leuke werkdag spreek je verschillende klanten en collega’s. Hierdoor doe je veel kennis op over mechanische, koeltechnische en elektrische machines en installaties.

Tijdens een mindere dag is de werkdruk hoog en komen er veel meldingen van storingen en gewenst onderhoud binnen. Hierdoor kom je niet aan je andere werkzaamheden toe.

  • 08:00
  • 09:00
  • 10:00
  • 11:00
  • 12:00
  • 13:00
  • 14:00
  • 15:00
  • 16:00
  • 17:00
    • Lunch
    • Overleg onderhoudsmonteur
    • Overleg planner
    • Overige administratie
    • Regiecontroles uitvoeren
    • Retourgoederen terugboeken
    • Telefoontjes afhandelen
    • Koffie
    • Lunch
    • Telefoontjes afhandelen
    • Servicemeldingen aanmaken
    • Overleg collega servicedesk
    • Telefoontjes afhandelen
    • Telefoontjes afhandelen
    • Regiecontroles uitvoeren
    • Koffie
    • Lunch
    • Overleg servicemonteur
    • Telefoontjes afhandelen
    • Servicemeldingen aanmaken
    • Overige administratie
    • Overleg teamleider
    • Regiecontroles uitvoeren
    • Koffie
    • Voortgangsgesprek leidinggevende
    • Regiecontroles uitvoeren
    • Telefoontjes afhandelen
    • Telefoontjes afhandelen
    • Servicemeldingen aanmaken
    • Koffie
    • Lunch
    • Overleg collega servicedesk
    • Overige administratie
    • Backofficewerkzaamheden optimaliseren
    • Telefoontjes afhandelen
    • Koffie

Voorbeeld uit de praktijk

Je bent bezig met een regiecontrole van een order en komt een fout tegen. Hoe pak je dit aan?

Het is aan jou om te controleren hoe de werkzaamheden van een order zijn uitgevoerd. Dit hebben de buitendienstmonteurs geregistreerd in het erp-systeem: hier boeken zij al hun uren, die meteen aan de order worden gekoppeld. Dit geldt ook voor het materiaal dat ze gebruiken.

Het komt weleens voor dat bepaalde uren of hoeveelheden materiaal niet kloppen: het is aan jou om hier alert op te zijn. Als je zo’n fout tegenkomt, meld je dit bij de desbetreffende teamleider om dit dubbel te checken. Daarna pas je dit aan in het erp-systeem, waarna je de order kunt doorzetten naar de afdeling Finance.

Groeipad

Er zijn zowel mogelijkheden om je rol te verbreden als te verdiepen. Zo kun je doorgroeien binnen je eigen functie, maar ook binnen de organisatie doorstromen naar een andere functie die op dat moment beter bij je past.

Servicecoördinator
Werkvoorbereider

Werken bij Tolsma-Grisnich

Tolsma-Grisnich B.V. is een familiebedrijf dat al meer dan 75 jaar leidend specialist is in het efficiënt bewaren en verwerken van aardappelen, uien en wortelen. Het bedrijf ontwikkelt innovatieve totaaloplossingen voor het gehele traject: van inschuren en bewaren tot het verwerken en verpakken van agrarische producten. Deze 'intelligente' oplossingen ontwikkelt de Research & Development-afdeling samen met gerenommeerde partnerbedrijven: informatietechnologie is hierbij het uitgangspunt.

  • Hoofdkantoor in Emmeloord
  • Actief in meerdere landen en werelddelen
  • Gem. leeftijd 43 jaar
  • 8% / 92%
  • 170 werknemers in Nederland
  • 25 werknemers in het buitenland

Collega's

Beau Bouwknegt - Mechatronica

Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
Ik had een stageplek nodig en die vond ik bij Tolsma-Grisnich. Daarna heb ik hier nog een keer stage gelopen, en toen vroegen ze of ik vakantiewerk kon doen. Op deze manier ben ik bij het bbl-traject terechtgekomen. Er zijn veel mogelijkheden bij Tolsma-Grisnich, en mijn werk bevalt nog steeds goed.

Wat heb je gestudeerd?
Mechatronica.

Wat doe je in je vrije tijd?
Met vrienden zitten.

Henriët Meijer - Monteur

Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
Ik ben via mijn vader bij Tolsma-Grisnich terechtgekomen, aangezien hij hier gewerkt heeft. Ik heb hier eerst stage gelopen en daarna kreeg ik de kans om met een bbl-traject te starten.

Wat heb je gestudeerd?
Technicus Elektrotechnische Systemen.

Wat doe je in je vrije tijd?
Voetballen.

Rein Bos - Koelmonteur (binnendienst)

Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
Ik ben via mijn zwager op de metaalafdeling van Tolsma-Grisnich terechtgekomen. Hier heb ik redelijk wat opleidingen gevolgd en zo ben ik doorgestroomd naar de koelafdeling. Er zijn allerlei doorgroeimogelijkheden bij Tolsma-Grisnich en dat is fijn.

Wat was je vorige baan?
Buitensportinstructeur en de metaalafdeling van Tolsma.

Wat doe je in je vrije tijd?
Sporten zoals voetbal, zelfverdedigingssport en krachtsport.

Luut Sinke - Leerling Monteur Panelenbouw (BBL)

Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
Ik kon op hbo-niveau geen studie vinden die me echt aantrok. Ik was van plan om een tussenjaar te nemen, maar toen ik een dagje meeliep met mijn zwager die de BBL-opleiding mechatronica deed, besloot ik om dat ook te gaan doen. Nadat ik mijn mbo heb afgerond, kan ik altijd nog doorstromen: Tolsma-Grisnich heeft op dat gebied veel mogelijkheden.

Wat heb je gestudeerd?
Havo.

Wat doe je in je vrije tijd?
Ik voetbal veel en spreek graag af met vrienden.

Robin Boekamp - Engineer

Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
Het werk als tekenaar is bij veel bedrijven hetzelfde, de werksfeer daarentegen niet. Na een stage bij Tolsma-Grisnich wist ik meteen dat ik het hier heel erg naar mijn zin zou hebben.

Wat heb je gestudeerd?
Hbo-opleiding Werktuigbouwkunde.

Wat doe je in je vrije tijd?
Voetbal, wintersport, dingen organiseren.

Sollicitatieproces

Ontvangstbevestiging sollicitatie
Eerste gesprek
Tweede gesprek + rondleiding op locatie
Voorstel

Interessante baan?