Wat is vereist?
- HBO werk- en denkniveau
- Minimaal 3 jaar werkervaring op het gebied van secretariaat en/of officemanagement
- Groot verantwoordelijkheidsgevoel, goed kunnen prioriteren en plannen
- Een goed aanpassingsvermogen en goed kunnen samenwerken met collega's
- Goed kunnen omgaan met politiek gevoelige dossiers
- Rustig kunnen blijven en het overzicht kunnen behouden, ook in hectische periodes
- Je bent omgevingsbewust, klantgericht, resultaatgericht en werkt graag in een team
- Je beheert de Nederlandse en Engelse taal uitstekend, zowel in woord als geschrift
Wat krijg je?
- €3.241 - €4.698 bruto p/m (o.b.v. een 36-urige werkweek)
- Individueel keuzebudget van 17,88%
- Levensloopbijdrage, bijdrage ziektekosten, garantietoelage
- 36-urige werkweek (in overleg 32 uur)
- 144 uur wettelijk verlof, leeftijdsafhankelijk bovenwettelijk verlof volgens cao (+ feestdagen, waaronder Goede vrijdag, 1 en 5 mei)
- Persoonlijk ontwikkelbudget van € 2.000,-
- Telefoon en Surface-laptop
- Gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof
- Thuiswerkplek en thuiswerkvergoeding
Wat doe je?
- 25% Overige secretariële werkzaamheden
- 40% Agendabeheer
- 20% Intern overleg
- 10% Kwaliteits- en procesbewaking
- 5% Extern overleg
Deze vacature is gemaakt op basis van gesprekken met medewerkers in de functie. Zo krijg jij een realistisch beeld van de baan.
Interesse
Heb je een vraag of ben je geïnteresseerd? Neem contact met ons op.Esther van Doesburg
Recruiter
Vacature
Als Directiesecretaresse bij Port of Amsterdam ben je verantwoordelijk voor de ondersteuning van de directie, met name voor de Chief Investment Officer (CIO).
Samen met je collega bestuursondersteuning help je de directie met uiteenlopende onderwerpen. Je beheert bijvoorbeeld de agenda van het directieteam en bent verantwoordelijk voor de bijbehorende, digitale correspondentie. Je verzorgt de verwerking en lay-out van documenten. Daarnaast is relatiemanagement belangrijk: je vervult een rol als bewaker namens het directieteam en onderhoudt contact met interne en externe belanghebbenden over directiezaken. Het is een afwisselende rol, waar allerlei mensen je binnen en buiten het bedrijf weten te vinden.
In deze functie is het belangrijk dat je zelfstandig kunt werken, initiatiefrijk bent en oplossingsgericht denkt zonder het overzicht te verliezen. Ook heb je contacten met externe partijen zoals de Gemeente Amsterdam voor het boeken van afspraken, of voor het opzetten van een externe netwerkgroep in verband met de energietransitie. Hierin functioneer je geheel zelfstandig.
Het team van bestuursondersteuning kenmerkt zich door grote collegialiteit, een goede sfeer en onderlinge sociale betrokkenheid. Bij afwezigheid van een van de teamgenoten fungeren de overige leden als achtervang. Een goede samenwerking in de breedste zin van het woord, vormt hiervoor de basis.
De CIO speelt een belangrijke rol in de versterking van Amsterdam als duurzame Europese zeehaven en in het stimuleren en versnellen van de energietransitie en de circulaire activiteiten in de haven en in het Noordzeekanaalgebied. Het is een pre als je affiniteit hebt met de energietransitie.
Als je het leuk vindt om in een klein team te werken en je organisatorisch sterk bent, goed het overzicht kunt bewaren en je vertrouwelijke informatie voor je kunt houden, dan is dit de baan voor jou.
Werkweek
Op een leuke werkdag organiseer je een succesvol netwerk event van het uitnodigen van de genodigden tot aan het locatiemanagement.
Op een mindere dag moet de complexe agenda van de CIO omgegooid worden in verband met een externe spoedafspraak.
- 08:00
- 09:00
- 10:00
- 11:00
- 12:00
- 13:00
- 14:00
- 15:00
- 16:00
- 17:00
- 18:00
-
- Lunch
- Overleg met team Bestuursonderteuning
- Documenten verzamelen en inboeken in iBabs
- Mails lezen en beantwoorden
- Onderzoek ter verdieping van de geplande afspraken
- Ontvangsten organiseren ten behoeve van geplande evenementen
- Interne afstemming betreffende geplande afspraken
-
- Lunch
- Data-contacten directie up-to-date houden
- Overleg met CIO
- Mails lezen en beantwoorden
- Meeting inplannen met de gemeente en de commerciële bedrijven in de haven m.b.t. de energietransitie
- Mails lezen en beantwoorden
- Agenda bewaken
-
- Extern overleg
- Interne medewerkers inschrijven voor conferenties
- Reizen boeken voor de CIO
-
- Lunch
- Documenten inlezen ten behoeve van de CIO
- Meetings boeken
- Ad hoc overleggen met interne en externe belanghebbende
- Mails lezen en beantwoorden
- Actiepunten opvolgen
-
- Lunch
- Ontvangsten organiseren en coördineren
- Intern overleg en afstemming met interne collega's
- Agenda bewaken van CIO
- Documenten verzamelen, nakijken en in iBabs plaatsen
- Meetings plannen en verzoeken van interne collega's behandelen
- Mails lezen en beantwoorden
Voorbeeld uit de praktijk
Groeipad
Port of Amsterdam biedt veel ruimte om te ontwikkelen en te groeien. Niet alleen als medewerker, maar ook als persoon. Ze denken met je mee, bieden de kans om je vaardigheden te ontwikkelen en diverse (vak)gebieden te ontdekken. Via het interne opleidingssysteem, TipTrack, kun je diverse cursussen en opleidingen volgen. Ook krijg je jaarlijks een persoonlijk ontwikkelbudget van € 2000,-. Kortom: doorgroeien vinden we belangrijk bij Port of Amsterdam. Daarom wordt deze vacature ook intern gepubliceerd; bij gelijke geschiktheid gaat de voorkeur uit naar de interne kandidaat.
Werken bij Port of Amsterdam
De Amsterdamse haven is een van de grote toegangspoorten tot West-Europa, waar essentiële goederen zoals energie, voedsel en bouwgrondstoffen aangevoerd, opgeslagen, bewerkt en weer doorgevoerd worden, tot diep Europa in. Het is een belangrijke Europese levensader en een motor voor de regionale en nationale economie. Port of Amsterdam, het havenbedrijf, staat aan de lat om de haven te besturen en verder te ontwikkelen. Port of Amsterdam neemt daarbij nadrukkelijk het voortouw in de transities naar een duurzame samenleving. Zo werd al in 2008 gekozen om geen nieuwe fossiele overslagbedrijven meer toe te laten in het havengebied. De haven richt zich onder meer op groei van bio- en synthetische brandstoffen, waterstofactiviteiten, circulaire industrie en maakindustrie. In 2030 behoort de overslag van steenkolen in de Amsterdamse haven tot het verleden en voor 2050 wordt gestreefd naar een klimaatneutrale haven. Port of Amsterdam werkt intensief samen met klanten, partners en overheden om de haven sneller, slimmer en schoner te maken. Iedere dag een beetje beter, onderhet motto ‘Be Part of a Better Port’.
Hoezo net ff anders?
Natuurlijk, de Amsterdamse haven is een bijzondere plek om te werken. Met grote schepen, internationale bedrijven, en 24/7 leven in de brouwerij. Maar dat is alleen nog maar de buitenkant. Als je de overgang naar duurzame energie, schoon vervoer en een circulaire economie belangrijk vindt, dan kun je bij Port of Amsterdam daadwerkelijk bijdragen aan deze transities. Want dát zijn onze speerpunten op weg naar een klimaatneutrale haven!
Open sollicitatie
Zie je momenteel geen passende vacature op onze website, maar ben je enthousiast over werken bij Port of Amsterdam? Wij staan open voor talent! Stuur ons je open sollicitatie via deze link. Vertel kort over je vaardigheden en ambities en wij onderzoeken de mogelijkheden. Laat ons weten wat jij ons team kunt bieden!
- Hoofdkantoor in Amsterdam
- Actief in Nederland
- 375 medewerkers
Collega's
