Banen

Bestuursondersteuner

Tijdelijk gesloten

Bestuursondersteuner

Port of Amsterdam Amsterdam

Wat is vereist?

  • HBO werk- en denkniveau
  • Ervaring met verslaglegging op boardroomniveau
  • Minimaal 4 jaar ervaring in een vergelijkbare functie
  • Groot verantwoordelijkheidsgevoel, goed kunnen prioriteren en plannen
  • Je bent omgevingsbewust, klantgericht en resultaatgericht
  • Je beheert de Nederlandse en Engelse taal uitstekend, zowel in woord als geschrift

Wat krijg je?

  • €2.830 - €3.694 bruto p/m (o.b.v. een 36-urige werkweek)
  • 13e maand, levensloopbijdrage, bijdrage ziektekosten, garantietoelage
  • 36-urige werkweek (in overleg 32 uur)
  • 22 vakantiedagen (+ feestdagen, waaronder Goede Vrijdag, 1 en 5 mei), feestdagencompensatie
  • Persoonlijk ontwikkelbudget van € 2.000,-
  • Individueel keuzebudget per 01-01-2022
  • Telefoon en Surface-laptop
  • Gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof
  • Thuiswerkplek en thuiswerkvergoeding

Wat doe je?

  • 10% Kwaliteit- en procesbewaking
  • 40% Vergaderingen faciliteren, voorbereiden, verslagleggen en uitwerken
  • 15% Intern overleg
  • 5% Extern overleg
  • 30% Overige secretariële werkzaamheden

Deze vacature is gemaakt op basis van gesprekken met medewerkers in de functie. Zo krijg jij een realistisch beeld van de baan.

Stel direct een vraag

Vacature

Als Bestuursondersteuner bij Port of Amsterdam ben je verantwoordelijk voor de ondersteuning van de werkzaamheden van de bestuurssecretaris, de directie en de raad van commissarissen (RvC). Het faciliteren van het wekelijkse directieoverleg is een belangrijk onderdeel van jouw werk, net als de voorbereiding, verslaglegging en uitwerking hiervan. Je beheert de agenda van het directieteam en bent verantwoordelijk voor de bijbehorende, digitale correspondentie. Daarnaast beheer je het besluiten- en notulenregister van het directieteam, en coördineer je vergaderingen van bijvoorbeeld de RvC.

Tevens is relatiemanagement belangrijk: je hebt een poortwachtersfunctie namens het directieteam en onderhoudt contact met interne stakeholders over directiezaken. Ook heb je contact met externe partijen, bijvoorbeeld met de RvC en gemeente Amsterdam over onder andere het inplannen van vergaderingen. Een ander overkoepelend aspect van je baan is kwaliteit- en procesbewaking: je houdt alle operationele zaken rondom vergaderingen goed in de gaten, analyseert hoe dit beter kan en komt het voorstellen.

Om deze baan optimaal te kunnen uitvoeren, is het belangrijk dat je inzicht hebt in de governance bestuurlijke verhoudingen tussen de directie, de raad van commissarissen en de aandeelhouder. Je kunt met vertrouwelijke informatie omgaan en bewaart rust en overzicht.

Als je het leuk vindt om in een klein team te werken en je goed vertrouwelijke informatie voor je kunt houden, en je het interessant vindt om te notuleren over ingewikkelde onderwerpen, dan is dit een baan voor jou.

Agenda

Bestuursondersteuner

Op een leuke werkdag woon je de directievergadering bij en pak je, samen met je team, andere werkzaamheden op.

Tijdens een mindere dag laat een commissaris weten dat hij onverwachts niet bij de RvC-vergadering van aankomende week kan aansluiten. Dan moet je meteen op zoek naar een oplossing of alternatieve vergaderdatum, wat ook weer uitdagend is.

  • 08:00
  • 09:00
  • 10:00
  • 11:00
  • 12:00
  • 13:00
  • 14:00
  • 15:00
  • 16:00
  • 17:00
  • 18:00
    • Conceptverslag voorbereiden
    • Agendabeheer bestuurssecretaris
    • Afstemming met bestuurssecretaris
    • Stukken directievergadering dinsdag lezen
    • Lunch
    • Terugkoppeling directievergadering richting collega's
    • Termijnagenda directieteam aanpassen en verspreiden
    • Verslag + besluiten vaststellen en opslaan
    • Directievergadering
    • Extern overleg
    • Voorbereiden directievergadering aankomende week
    • Overleg met bestuurssecretaris

Voorbeeld uit de praktijk

Je hebt zojuist een directievergadering gehad. Wat zijn de vervolgstappen?

Je doet verslag van directievergaderingen die wekelijks plaatsvinden. Soms komen hier ingewikkelde agendapunten voorbij. Het is belangrijk dat je dit op inhoudelijk gebied kunt volgen, maar soms ontkom je er niet aan om na afloop van de vergadering om extra uitleg of informatie te vragen bij een collega. Het is namelijk jouw verantwoordelijkheid om de notulen helder en overzichtelijk uit te werken. Ook zorg je ervoor dat alle verslagen en besluiten goed worden gearchiveerd.

Groeipad

Port of Amsterdam biedt veel ruimte om te ontwikkelen en te groeien. Niet alleen als medewerker, maar ook als persoon. Ze denken met je mee, bieden de kans om je vaardigheden te ontwikkelen en diverse (vak)gebieden te ontdekken. Via het interne opleidingssysteem, TipTrack, kun je diverse cursussen en opleidingen volgen. Ook krijg je jaarlijks een persoonlijk ontwikkelbudget van € 2000,-. Kortom: doorgroeien vinden we belangrijk bij Port of Amsterdam. Daarom wordt deze vacature ook intern gepubliceerd; bij gelijke geschiktheid gaat de voorkeur uit naar de interne kandidaat.

Bestuursondersteuner
Bestuurssecretaris

Werken bij Port of Amsterdam

Port of Amsterdam is de vierde haven van West-Europa en verantwoordelijk voor de ontwikkeling, exploitatie en het beheer van de Amsterdamse havenregio. De haven van Amsterdam maakt deel uit van de grootste ‘airport-seaport-city’-combinatie in Europa. Daarmee is het een belangrijke motor voor de regionale en nationale economie. Port of Amsterdam is een Port of Partnerships: samen met partners werken ze aan een haven die steeds meer waarde oplevert voor klanten en omgeving, maar nemen ook het voortouw in de verduurzaming van de haven. Het bedrijf is al enige tijd in ontwikkeling van een verticaal naar een horizontaal georiënteerd bedrijf, om zo meer wendbaar te worden en beter in te  kunnen spelen op de steeds sneller veranderende omgeving. Talenten tot hun recht laten komen, plezier in het werk, verantwoordelijkheid en vertrouwen krijgen, sneller tot resultaat komen, succes vieren. Het zijn allemaal metrics waarop wordt gestuurd om deze verder te ontwikkelen.

  • Hoofdkantoor in Amsterdam
  • Actief in Nederland
  • 375 medewerkers

Collega's

Gert-Jan - Projectmanager Procesverbeteringen

Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
Voor mijn eerste baan zocht ik naar een knooppunt van logistiek, sim-city, digitalisering, circulaire economie en het liefst in de regio Amsterdam. Na kort Googelen las ik de visie van Port of Amsterdam en was ik direct fan.

Wat was je vorige baan?
Student aan de Rijksuniversiteit Groningen.

Wat doe je in je vrije tijd?
Lekker eten, uit met de hond, uitjes, muziek maken, potje battlefield en YouTube.

Harm - Sluiswachter

Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
Na 12 jaar gevaren te hebben was het tijd voor wat anders. Toen zag ik "Sluiswachter gezocht" in de krant bij POA en dat paste precies. Dat blijkt ook wel, ik doe dit werk al 18 jaar met veel plezier.

Wat was je vorige baan?
Stuurman op een grote duwboot.

Wat doe je in je vrije tijd?
Powerliften/fitnessen, koken en zoveel mogelijk tijd doorbrengen met mijn gezinnetje.

Charlotte - Verkeersleider

Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
Ik heb altijd affiniteit gehad met de scheepvaart. Ik kom uit een maritieme familie, heb zelf gevaren en gewerkt in de haven van Amsterdam. Port of Amsterdam was voor mij een logische stap.

Wat was je vorige baan?
Koninklijke Marine en Agentschap.

Wat doe je in je vrije tijd?
Met mijn gezin heerlijk genieten, wandelen, reizen, lekker eten, paardrijden en yoga.

Machiel - Adviseur Divisie Havenmeester

Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
Port of Amsterdam is een organisatie die midden in een netwerk van vele partijen staat en daarnaast hard werkt aan het Amsterdam van toekomst. De publieke taak die Divisie Havenmeester daarbij invult maakt PoA een spannende plek om te werken.

Wat was je vorige baan?
Directieadviseur bij Brandweer Amsterdam-Amstelland.

Wat doe je in je vrije tijd?
Racefietsen, volgen van Formule 1 en andere autosporten, reizen.

Piet - Inspecteur gevaarlijke stoffen en milieu

Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
Hiervoor was ik zelfstandig ondernemer in de binnenvaart en woonde met mijn gezin aan boord. Wij hadden besloten dat op het moment dat de kinderen naar school moesten we zouden stoppen met varen en een baan aan de wal zouden gaan zoeken. Ik ben een jaartje eerder gestopt met varen doordat er een mooie baan vrij kwam bij de Havendienst die ik niet wilde laten lopen.

Wat was je vorige baan?
Zelfstandig ondernemer in de binnenvaart.

Wat doe je in je vrije tijd?
Klussen rondom het huis en watersport.

Paulien - Senior Medewerker Financiële Administratie

Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
Ruim 25 jaar geleden kwam ik via een uitzendbureau terecht op de crediteurenadministratie. Ik heb veel verschillende (nieuwe) functies gehad. De veelzijdigheid in het werk en de vrijheid waarmee ik mijn werk kan doen, maakt dat ik hier nog steeds met veel plezier werk.

Wat was je vorige baan?
Medewerker administratie bij een bruin- en witgoed bedrijf.

Wat doe je in je vrije tijd?
Creatief bezig zijn, kleurcursus, Bodycasting, relaxen op het strand, hardlopen in het bos en gezellig borrelen met vrienden en familie.

Roos - Bedrijfsjurist

Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
Na acht jaar advocatuur wilde ik graag als bedrijfsjurist aan de slag. Het was voor mij gelijk helder dat ik graag voor Port of Amsterdam zou willen werken, met name omdat Port of Amsterdam met uiteenlopende juridische vragen wordt geconfronteerd waarbij commerciële en maatschappelijke belangen een belangrijke rol spelen.

Wat was je vorige baan?
Advocaat.

Wat doe je in je vrije tijd?
Zeilen, skiën, reizen.

Linda - Secretaresse / PA

Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
Port of Amsterdam opereert internationaal, maar is wel een echt Amsterdams bedrijf met Amsterdamse collega's en een stoer imago. Ik kan hier goed mijn skills inzetten.

Wat was je vorige baan?
Hiervoor heb ik bij meerdere bedrijven gewerkt.

Wat doe je in je vrije tijd?
Sporten, wandelen op het strand, quizzen op tv kijken, gezin.

James - Commercial Manager

Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
Ik was al werkzaam in de Amsterdamse haven, als cargadoor op een van de terminals. Een overstap naar Port of Amsterdam gaf de kans om meer over de haven te leren, maar ook sturing te gaan geven.

Wat was je vorige baan?
Cargadoor bij Verenigd Cargadoors Kantoor Amsterdam.

Wat doe je in je vrije tijd?
Met mijn jonge familie zijn, fietsen, hardlopen, stand-up paddleboarden (SUP), lezen over sociale antropologie, documentaires kijken en koken.

Alma - Commercieel Manager Cruise & Superyachts

Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
Ik heb altijd al iets gehad met scheepvaart. Toen ik 18 was, heb ik als matroos bij de Koninklijke Marine gewerkt. Uiteindelijk ben ik verder gaan studeren en bij het Havenbedrijf terecht gekomen. De combinatie van scheepvaart, klanten, ontwikkelen van producten en het in de markt zetten en promoten ervan spreekt mij heel erg aan.

Wat was je vorige baan?
Accountmanager Real Estate.

Wat doe je in je vrije tijd?
Tijd met mijn man en twee zoontjes doorbrengen, lekker uit eten gaan, sporten en reizen.

Shirit - Strategisch adviseur MVO

Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
Door de complexe vraagstukken met veel verschillende belangen is er veel uitdaging in mijn functie. Verduurzaming ziet er voor elke belangengroep anders uit - de gemeente, de Amsterdammer, de overheid, de bedrijven in het gebied etc. verwachten en hebben allemaal net een andere focus. Deze uitdaging in een informele sfeer op kantoor is voor mij de perfecte combinatie.

Wat was je vorige baan?
Zzp'er in duurzaamheid, daarvoor Consultant bij KPMG Sustainability.

Wat doe je in je vrije tijd?
Koken, borrelen en wandelen.

Idsert - Resource Coördinator

Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
Ik werk sinds januari 2008 bij Port of Amsterdam. Zij zochten een personeelsplanner en het havenbedrijf had deze vraag bij mij uitgezet.

Wat was je vorige baan?
Rayon Coördinator bij ODV Dienstverlening.

Wat doe je in je vrije tijd?
Werken in de moestuin en ik ben gekwalificeerd sportmasseur, wellnessmasseur en Kinesio tapping.

Hugo - Sluiswachter

Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
Ik heb zelf een aantal jaren gevaren op de grote vaart en ben gek op alles wat met varen te maken heeft. Vooral de zeevaart. De kans om bij Port of Amsterdam te gaan werken was voor mij dus een uitgelezen kans. Bovendien kon ik mijn werk als sluis/brugwachter voor een uitzendbureau inruilen voor een vaste baan op één van de mooiste locaties in Nederland.

Wat was je vorige baan?
Servicemonteur.

Wat doe je in je vrije tijd?
Varen op mijn eigen boot en vissen.

Dave - VTS-Coördinator

Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
Ik ben eind jaren 90 begonnen als uitzendkracht op de sluizen van IJmuiden. De werkzaamheden bevielen dermate goed dat ik in 1998 heb gesolliciteerd voor een vaste aanstelling. Daarna kreeg ik alle kansen om opleidingen te volgen en mijn ambities waar te maken.

Wat was je vorige baan?
Productiemedewerker bij TATA steel.

Wat doe je in je vrije tijd?
Varen, op stap met mijn vrouw en kinderen, en reizen.

Ruben - Havenbeambte

Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
Hiervoor werkte ik als schipper op verschillende schepen op de binnenvaart en merkte dat ik op mijn toppunt van mijn carrière stond. Graag wilde ik mijn kennis van mijn vak graag uitbreiden, daarom heb ik gesolliciteerd op de functie Havenbeambte

Wat was je vorige baan?
Kapitein op de binnenvaart.

Wat doe je in je vrije tijd?
Golfsurfen, koken en genieten van het leven!

Irene van Dijk - Product Owner

Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
De haven is een enorme logistieke hub en ligt ook nog eens heel dicht tegen de stad aan. Het leek me geweldig om te werken aan projecten als de nieuwe zeesluis en SAIL, en goed om te gaan met alle verschillende belangen. Toen ik na drie jaar gevraagd werd om het eerste productteam van de haven te starten en de rol van Product Owner op me te nemen, vond ik dat spannend, maar uitdagingen ga ik graag aan. Het pakte goed uit: dit is echt een geweldige baan! We werken aan producten en diensten die waarde toevoegen voor de valuestream zeevaart. We hebben al meerdere (veelal) digitale producten opgeleverd waar klanten blij van werden. Zo werk ik elke dag aan het slimmer, sneller en schoner maken van de haven.

Wat was je vorige baan?
Senior Communicatieadviseur bij Port of Amsterdam.

Wat doe je in je vrije tijd?
Hockeyen, skiën of snowboarden, reizen en de natuur ingaan met mijn gezin.

Sollicitatieproces

Eerste gesprek
Assessment (via Spiral)
Tweede gesprek
Aanbod

Interessante baan?