Administratief/Secretarieel Ondersteuner
Stichting Jeugdbescherming Rotterdam Rijnmond Rotterdam
Wat is vereist?
- Mbo-diploma (niveau 3) in de richting van secretarieel/administratief
- Ervaring in de Jeugdzorgsector is een pre
- Kennis van het Microsoft Office pakket (Word, Excel en Outlook)
- Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel in woord als geschrift
- Je bent efficiënt, communicatief en zelfstandig
Wat krijg je?
- €2.340 - €3.291 bruto p/m o.b.v. 36-urige werkweek (afhankelijk van kennis en ervaring)
- 8,3% eindejaarsuitkering en 8% vakantietoeslag
- 28 tot 32-urige werkweek
- 200 vakantie-uren (o.b.v. 36-urig dienstverband)
- Een jaarcontract met de intentie tot een verlenging voor onbepaalde tijd
- Een goede pensioenregeling bij Pensioenfonds Zorg en Welzijn (PFZW)
- NS-Business card, de mogelijkheid tot reizen met eigen vervoer (€0,19 netto per km) en een fietsregeling
Wat doe je?
- 40% Gezinsplannen en verzoekschriften behandelen
- 30% Inkomende telefoongesprekken en e-mails afhandelen
- 30% Klachtgesprekken plannen en notuleren
Deze vacature is gemaakt op basis van gesprekken met medewerkers in de functie. Zo krijg jij een realistisch beeld van de baan.
Vacature
Als Administratief/Secretarieel Ondersteuner bij Stichting Jeugdbescherming Rotterdam Rijnmond ben je verantwoordelijk voor het beheer van officiële correspondentie, zowel inkomend als uitgaand. Je verwerkt deze stukken nauwgezet en zorgt voor een tijdige en accurate verzending. Daarnaast ligt jouw verantwoordelijkheid in het redigeren en controleren van plannen en rapportages op taalkundige en opmaaktechnische aspecten, zodat ze effectief kunnen worden gecommuniceerd naar de relevante partijen en instanties. Hierbij denk je aan diverse documenten, waaronder verzoekschriften, besluiten en reistoestemmingsformulieren.
Daarnaast ben je betrokken bij het organiseren en notuleren van klachtgesprekken. Je speelt een actieve rol in het afhandelen van telefonische en e-mailcommunicatie met cliënten, instanties en ketenpartners, waarbij je zorgt voor een efficiënte en klantvriendelijke afhandeling.
Je wordt onderdeel van het Clustersecretariaat, bestaande uit zes medewerkers met gelijke functies als Teamsecretaresse, waarbij je rapporteert aan de Manager.
Als je het leuk vindt om verslagen nauwkeurig na te kijken en telefoontjes met vragen te beantwoorden en je het niet erg vindt om onder tijdsdruk te werken bij spoedgevallen en intensieve casussen te verwerken, dan is dit een baan voor jou.
Werkweek
Op een leuke werkdag heb je de Jeugdbeschermers effectief ondersteund door tijdig en accuraat te plannen en te reageren op vragen van ouders en instanties. Daarnaast geniet je van het overleggen met collega's en het hebben van gesprekken tijdens de pauzes.
Op een minder leuke werkdag heb je te maken met veel spoedverzoeken, ouders die moeilijk te kalmeren zijn en klachtgesprekken die chaotisch verlopen en lastig te notuleren zijn.
- 08:00
- 09:00
- 10:00
- 11:00
- 12:00
- 13:00
- 14:00
- 15:00
- 16:00
- 17:00
-
- Inkomende en uitgaande correspondentie beheren en verwerken
- Lunch
- Officiële documenten screenen, beoordelen en verwerken
- Documenten redigeren en verzenden
- Bijeenkomsten en vergaderingen plannen en organiseren
-
- Lunch
- Overleggen en gesprekken notuleren
- Cliëntendossiers beheren en bijwerken
- Administratie verwerken
- Intern overleg
-
- Vrije dag
-
- Lunch
- Deadlines bewaken en op spoedeisende zaken anticiperen
- Inkomend telefoonverkeer en e-mails afhandelen
- Administratie verwerken
-
- Lunch
- Inkomende en uitgaande correspondentie beheren en verwerken
- Officiële documenten screenen, beoordelen en verwerken
- Documenten redigeren en verzenden
- Bijeenkomsten en vergaderingen plannen en organiseren
Voorbeeld uit de praktijk
Groeipad
Jeugdbescherming Rotterdam Rijnmond heeft een uitgebreid inwerk- en scholingsprogramma, waardoor medewerkers de kans krijgen om zich te ontwikkelen tot een ervaren (jeugd)professional. Als zij-instromer zal je worden opgeleid tot Jeugdbeschermer in de praktijk. Op methodische wijze en met ondersteuning van collega’s, werk jij toe naar een veilige opvoedsituatie waarin het kind zich optimaal kan ontwikkelen.
Werken bij Stichting Jeugdbescherming Rotterdam Rijnmond
Stichting Jeugdbescherming Rotterdam Rijnmond werkt aan de veiligheid en ontwikkeling van kinderen en gezinnen die aan de jeugdbescherming zijn toevertrouwd. Samen met ouders en het netwerk van het gezin werkt de zorginstelling aan een veilige opvoedsituatie. Ze zetten daarvoor alles op alles, zodat betrokkenen weer zonder hen verder kunnen. Medewerkers werken vanuit vakmanschap, lef én passie. Zij maken - iedere dag weer - een positief verschil.
- Hoofdkantoor in Rotterdam
- 90% / 10%
- Gem. leeftijd 42 jaar
- ± 405 medewerkers in Nederland
- Hybride thuiswerkmogelijkheden