Backoffice Medewerker

Backoffice Medewerker

Eteck Voorburg

Wat is vereist?

  • HBO werk- en denkniveau
  • Minimaal 5 jaar relevante werkervaring
  • Bij voorkeur enige kennis van techniek en warmtelevering
  • Kennis van Excel
  • Bij voorkeur juridische kennis
  • Goede beheersing Nederlandse taal
  • Analytisch sterk, oplossingsgericht en verbanden kunnen leggen

Wat krijg je?

  • €2.950 - €3.300 - bruto p/m
  • 40-urige werkweek
  • 30 vakantiedagen
  • Mogelijkheid om verschillende trainingen te volgen
  • Budget voor sportschool en Coolblue (voor thuiswerkmogelijkheden)
  • Reiskostenvergoeding / NS Business Card, gecombineerd met thuiswerkvergoeding

Wat doe je?

  • 25% Mutaties controleren
  • 25% Backoffice-mailbox bijhouden + bijbehorende acties plannen en uitvoeren
  • 10% Intern overleg
  • 20% Inhuizing nieuwe projecten
  • 20% Overige administratieve (uitzoek)klussen

Deze vacature is gemaakt op basis van gesprekken met medewerkers in de functie. Zo krijg jij een realistisch beeld van de baan.

Stel direct een vraag

Vacature

Als Backoffice Medewerker bij Eteck ben je verantwoordelijk voor verschillende administratieve taken op de klantenservice. Je biedt administratieve en financiële ondersteuning aan collega’s van Front Office, aan projectgroepen binnen Eteck en aan overige collega’s. 

Samen met je Backoffice-collega's ben je de interne kennisbank op het gebied van administratie en financiële zaken. Wanneer collega’s van Front Office een klant met een vraag aan de telefoon hebben en er niet direct uitkomen, dan pak jij dit op en zoek jij dit uit. Denk hierbij aan vragen over facturen of contracten. Dit geldt ook voor duurzaamheidsprojecten die Eteck in verschillende steden heeft lopen. Je kunt gevraagd worden om aan te sluiten, waarbij jij ervoor zorgt dat de correcte klantdata in het CRM-systeem wordt geplaatst. Ook beantwoord je vragen van nieuwe klanten, stel je een informatiepakket voor hen samen en zorg je ervoor dat nieuwe klanten tijdig en correct gefactureerd worden.

Aan het begin van je werkdag weet je nooit welke vragen en verzoeken je krijgt, maar er zijn wel bepaalde terugkerende activiteiten die dagelijks moeten gebeuren. Denk aan mutaties controleren en nota's opmaken, corrigeren of crediteren. Ook heeft de Backoffice een eigen mailbox die is onderverdeeld in verschillende mapjes: het verschilt per dag welke mails jij onder je hoede neemt en afhandelt. 

Er zijn op dit moment vier Backoffice Medewerkers, waarvan twee parttime. Jullie zijn onderdeel van team Customer Care met twaalf collega's van Front Office en twee werkstudenten.

Als je secuur kunt werken en het leuk vindt om administratieve taken af te ronden, en je het uitdagend vindt om zelfstandig en besluitvaardig te werken, dan is dit een baan voor jou.

Agenda

Backoffice Medewerker
Sanne

Op een leuke werkdag heb ik veel taken kunnen afronden. Hierdoor was mijn dag gevarieerd, en bovendien zorgde dit voor een voldaan gevoel.

Tijdens een mindere dag heb ik niet direct het antwoord op vragen van collega’s van de Front Office. Dit is jammer, maar aan ons de taak om de antwoorden toch te achterhalen.

  • 08:00
  • 09:00
  • 10:00
  • 11:00
  • 12:00
  • 13:00
  • 14:00
  • 15:00
  • 16:00
  • 17:00
    • Lunch
    • Backoffice-mailbox bijhouden
    • Overleg Assetmanager
    • Mutaties controleren
    • Mutaties controleren
    • Betalingsregelingen beoordelen
    • Contact incassobureau
    • Contracten controleren
    • Lunch
    • Backoffice-mailbox bijhouden
    • Overleg collega Front Office
    • Informatiepakket nieuw project samenstellen
    • Nota's opmaken
    • Uitzoekwerk voor project
    • Lunch
    • Backoffice-mailbox bijhouden
    • Mutaties controleren
    • Backoffice-mailbox bijhouden
    • Data controleren
    • Betalingsregeling beoordelen
    • Overleg projectteam
    • Backoffice-mailbox bijhouden
    • Overleg collega Front Office
    • Mutaties controleren
    • Betalingsregelingen beoordelen
    • Contact incassobureau
    • Data controleren
    • Facturen opstellen
    • Lunch
    • Uitzoekwerk voor project
    • Backoffice-mailbox bijhouden
    • Mutaties controleren
    • Nota's opstellen
    • Acties opvolgen nieuw project
    • Nota's opstellen

Voorbeeld uit de praktijk

Een collega vraagt een gedateerd contract bij je op, maar je kunt deze niet direct vinden. Hoe pak je dit aan?

Het komt voor dat Eteck projecten heeft overgenomen van andere partijen. Die projecten hebben een lange contractduur, soms wel dertig jaar. Als jullie zo’n project overnemen, moeten de contracten vaak vernieuwd worden. Wel moeten de contracten die een tijd geleden zijn getekend, er nog even bij worden gehaald ter verificatie.

Het opzoeken van alle contracten is een flinke klus en neemt behoorlijk wat tijd in beslag; daarom moet je hier geduldig voor zijn. Daarnaast is het belangrijk dat je hier kritisch op bent en de volledige en correcte data hebt. Complete data binnen contracten en andere documenten, is namelijk een van de belangrijkste verantwoordelijkheden van de Backoffice.

Groeipad

Iedere Eteck-medewerker stelt een jaarplan op waarbij je jouw ambities voor dat jaar formuleert. Mogelijk hoort daar ook een opleiding of training bij om jouw doel te halen; dan kan dit geregeld worden. Daarnaast kun je verschillende incompanytrainingen of e-days volgen. We zorgen ervoor dat je goed ingewerkt komt door de eerste maand alle afdelingen te ontmoeten en meer informatie te krijgen over onze specifieke diensten.

Teammanager Customer Care
Finance Medewerker

Werken bij Eteck

Nederland heeft een duidelijke doelstelling: in 2050 moeten 6,5 miljoen woningen en een half miljoen bedrijfsgebouwen CO2-neutraal zijn. Eteck zorgt ervoor dat woningen en bedrijfspanden op een duurzame manier verwarmd, verkoeld én voorzien worden van warm tapwater.

Door gebruik te maken van duurzame, collectieve, lokale bronnen dragen we maximaal bij aan de energietransitie. Als warmteleverancier gaan wij voor 0. Nul CO₂-uitstoot, nul gebruik van fossiele brandstoffen en 100% wooncomfort. Daar werken we dagelijks aan.

  • Hoofdkantoor in Voorburg
  • Actief in Nederland
  • 90 werknemers
  • 76% / 24%
  • Gem. leeftijd 40 jaar
  • Werken vanuit huis en op kantoor

Collega's

Vedrana (25) - Customer Care Medewerker

Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
Ik ben bij Eteck gaan werken omdat het een leuke down-to-earth organisatie is. Daarnaast vind ik het een superleuk en gemotiveerd team. Daardoor ga ik altijd met plezier naar mijn werk toe!

Wat was je vorige baan?
Commercieel medewerkster binnendienst bij RCCS.

Wat doe je in je vrije tijd?
Boksen, mijn paarden en hond verzorgen, en uitgaan.

Guus Simmerman (31) - Customer Care Medewerker

Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
Voor dat ik bij Eteck ging werken, heb ik veel gewerkt als medewerker binnendienst. Dit was een mix van verkopen en klanten te woord staan. Ik merkte dat met name het problemen oplossen voor klanten en hen tevreden maken mij plezier gaf. Daarom ben ik bij Eteck gaan werken, omdat hier een mooie uitdaging was om de klanttevredenheid naar een hoger niveau te tillen.

Wat was je vorige baan?
Customer Service bij Anticimex.

Wat doe je in je vrije tijd?
Tijd doorbrengen met mijn dochter.

Esther Buitelaar (35) - HR Manager

Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
Eteck is een bedrijf waar je echt impact kunt maken. Het is een groeiende organisatie die je elke dag een stapje beter kunt maken. En je werkt in een mooi team dat er ook voor wil gaan, dat maakt het werken echt leuk!

Wat was je vorige baan?
HR Business Partner bij Priva.

Wat doe je in je vrije tijd?
Reizen, escape rooms oplossen, sporten met vriendinnen en daarna bijkletsen.

Jack (33) - Customer Care Medewerker

Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
Hiervoor was ik werkzaam in de visumbranche. Door de coronacrisis ben ik op zoek gegaan naar een nieuwe uitdaging in een voor mij nieuwe branche. Deze uitdaging heb dan ook compleet gevonden bij Eteck.

Wat was je vorige baan?
Executive Service Agent.

Wat doe je in je vrije tijd?
Reizen, borrelen met vrienden en familie.

Sollicitatieproces

Eerste gesprek met Customer Care medewerker en Teammanager
Tweede gesprek met andere Customer Care medewerker en HR Adviseur
Voorstel + contract tekenen

Interessante baan?