Vacature gesloten

Medewerker Bijeenkomsten

Aedes Den Haag

Wat is vereist?

  • Mbo+ werk- en denkniveau
  • Minimaal 1 jaar werkervaring in een soortgelijke functie
  • Ervaring met Zoom en Teams
  • Goede uitdrukkingsvaardigheid
  • Goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel in woord als geschrift
  • Je bent communicatief en contactueel sterk
  • Je bent een uitstekende planner en organisator
  • Je kunt zowel goed zelfstandig werken als samenwerken

Wat krijg je?

  • €2.528,48 - €3.326,95 bij een 36-urige werkweek (afhankelijk van kennis en ervaring)
  • 24-urige werkweek
  • 29 vakantiedagen
  • Minimaal 10 kennisbijeenkomsten via de Aedes Academie en ruime mogelijkheden voor externe opleidingen
  • Laptop, iPhone en internetvergoeding
  • Vitaliteitsbudget en sportvergoeding
  • NS-Business Card
  • Mogelijkheid om thuis te werken

Wat doe je?

  • 20% Uitnodigingen aanmaken en versturen
  • 10% Bijeenkomsten in het CRM-systeem aanmaken
  • 15% Bevestigingen aanmaken en versturen
  • 10% Badges en presentielijsten aanmaken
  • 15% Evaluaties aanmaken en versturen
  • 5% Contact met genodigden/deelnemers
  • 10% Offertes opvragen en opdrachtbevestigingen aanmaken
  • 10% Deelnemers in het CRM-systeem registreren
  • 5% Online webinars ondersteunen
Powered by Spielwork

Deze vacature is gemaakt op basis van gesprekken met medewerkers in de functie. Zo krijg jij een realistisch beeld van de baan.

Interesse

Heb je een vraag of ben je geïnteresseerd? Neem contact met ons op.

Vacature

Als Medewerker Bijeenkomsten bij Aedes ben je verantwoordelijk voor het organiseren van bijeenkomsten voor interne opdrachtgevers. Door het verzorgen van alle administratieve en ondersteunende werkzaamheden, zorg je ervoor dat alle bijeenkomsten van begin tot eind soepel verlopen.

Je bent voornamelijk bezig met het opstellen van bijeenkomsten in het CRM-systeem, het onderhouden van contact met alle genodigden en het regelen van diverse facilitaire zaken. Daarbij ben je verantwoordelijk voor het gereedmaken en het uitsturen van evaluaties, zodat je eventuele verbeterpunten kunt meenemen naar de volgende bijeenkomst die je organiseert.

Je komt te werken op de afdeling Bureau Bijeenkomsten en Evenementen, die bestaat uit zes collega's. De ene helft focust zich op de organisatie van bijeenkomsten, terwijl de andere helft zicht richt op de evenementen. Hoewel je onderdeel bent van de afdeling Bijeenkomsten, is het ook mogelijk om ondersteuning te bieden aan de collega's van Evenementen.

Als je het leuk vindt om veel verschillende taken te hebben rondom het opzetten van bijeenkomsten en je het niet erg vindt om soms repetitief werk uit te voeren, dan is dit een baan voor jou.

Werkweek

Plaatsvervanger voor personeelsfoto
Medewerker Bijeenkomsten

Op een leuke werkdag heb je veel verschillende taken en wissel je af tussen administratieve werkzaamheden en contact met deelnemers/collega's.

Op een minder leuke werkdag ben je bezig met repetitieve taken, wat als minder uitdagend kan voelen.

  • 09:00
  • 10:00
  • 11:00
  • 12:00
  • 13:00
  • 14:00
  • 15:00
  • 16:00
  • 17:00
  • 18:00
    • Uitnodigingen aanmaken en versturen
    • Bijeenkomsten in het CRM-systeem aanmaken
    • Offertes opvragen en opdrachtbevestigingen aanmaken
    • Badges en presentielijsten aanmaken
    • Deelnemers in het CRM-systeem registreren
    • Online webinars ondersteunen
    • Bevestigingen aanmaken en versturen
    • Vrije dag
    • Lunch
    • Uitnodigingen aanmaken en versturen
    • Bijeenkomsten in het CRM-systeem aanmaken
    • Offertes opvragen en opdrachtbevestigingen aanmaken
    • Deelnemers in het CRM-systeem registreren
    • Contact met genodigden/deelnemers
    • Online webinars ondersteunen
    • Vrije dag

Voorbeeld uit de praktijk

De opdrachtgever besluit op het laatste moment aspecten te wijzigen aan een bijeenkomst. De locatie en alle wensen waren al vastgelegd. Hoe pak je dit aan?

Wanneer het om aanpassingen voor de locatie van de bijeenkomst gaat, kan het gebeuren dat de opdrachtgever de indeling van de zaal anders wil of zelfs een zaal wil toevoegen. Je neemt contact op met de locatie om te kijken wat er allemaal mogelijk is. Hierin is het belangrijk om initiatief te tonen. Wanneer blijkt dat het niet te realiseren is, zorg je ervoor dat je eerst alle mogelijkheden hebt bekeken voordat je teruggaat naar de opdrachtgever. In dit soort situaties is het belangrijk om eerlijk te zijn en snel te communiceren.

Groeipad

Aedes vindt het belangrijk dat medewerkers werken aan professionele groei. Je krijgt bij ons volop ruimte je talenten te ontdekken en deze verder te ontwikkelen. Dit alles binnen een veilige werkomgeving. We creëren, werken samen, verbeteren, blijven leergierig en mogen fouten maken. Vanuit je eigen verantwoordelijkheid geef je zelf invulling aan je taken. Dit alles met als gemeenschappelijk doel: ervoor zorgen dat onze leden hun missie kunnen vervullen.

Medewerker Bijeenkomsten
Medewerker Evenementen

Werken bij Aedes

Aedes is de branchevereniging van de woningcorporaties in Nederland. Als branchevereniging onderhouden medewerkers en leden contacten met stakeholders en overheden op alle niveaus door hen te voorzien van de juiste informatie over de werkzaamheden van de corporaties. Op die manier streven we ernaar belemmerende, onnodig kostenverhogende regelgeving te bestrijden. Ook werken we eraan dat onze partners en stakeholders de corporaties ervaren als een van de partijen die actief strijden tegen de huidige wooncrisis. We stimuleren professioneel samenwerken en kennisuitwisseling tussen leden en betrokken ketenpartners door ervaringen te delen, middelen optimaal in te zetten en te investeren in verbeteringen.

Aedes moedigt mensen met alle (studie)achtergronden, geboorteplaatsen, geloofsovertuigingen, (fysieke) uitdagingen, genders en seksuele voorkeuren uitdrukkelijk aan om te solliciteren.

  • Hoofdkantoor in Den Haag
  • 58% / 42%
  • Gem. leeftijd 45 jaar
  • ± 80 werknemers in Nederland
  • Business casual
  • Thuiswerkmogelijkheden

Collega's

Foto van medewerker Wiebeke Sittrop
Foto van medewerker Anne van Stijn
Foto van medewerker Job Borggreve
Foto van medewerker Ilona Azar de Vlieger
Foto van medewerker Robin van Leijen
Foto van medewerker Vincent de Jong
Foto van medewerker Ernst Koelman
Foto van medewerker Gaby van der Peijl
Foto van medewerker Robin Schiphorst
Foto van medewerker Ima Luttik
Foto van medewerker Jacqueline van Rossum

Wiebeke Sittrop - Contentspecialist

Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
Ik was niet actief op zoek naar een andere functie of organisatie, maar toen Aedes via via voorbij kwam, zag ik zelf meteen de match. Een actieve vereniging midden in het maatschappelijke veld, waar ik bovendien een ander aspect uit het communicatievak kon oppakken. De professionele collega’s en de dynamiek maakten het plaatje compleet.

Wat was je vorige baan?
Communicatiespecialist bij Nevi, de vereniging voor inkoop. Vele jaren gewerkt en veel ervaring opgedaan. Werken voor een vereniging past echt bij mij.

Anne van Stijn - Adviseur Sectorontwikkeling Verduurzaming, Gezond en Veilig Wonen

Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
Ik wil graag impact maken in mijn werk: samen met corporaties aan de slag aan goede, betaalbare én duurzame huisvesting. Bij een vereniging kun je werken aan verandering en de hele sector een stapje naar links of rechts brengen. Dat vind ik een gave uitdaging!

Wat was je vorige baan?
Ik werkte aan de Technische Universiteit Delft in de faculteit bouwkunde. Daar gaf ik onderwijs en deed ik promotieonderzoek naar circulair renoveren. In mijn onderzoek werkte ik aan innovatie samen met woningcorporaties en hun ketenpartners.

Wat doe je in je vrije tijd?
Mijn vrije tijd spendeer ik met mijn familie. Daarnaast ben ik veel tijd kwijt aan het klussen in onze woning, die toch wel als een opknappertje bestempeld mag worden.

Job Borggreve - Belangenbehartiger regio Zuid

Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
In mijn periode als trainee bij Aedes merkte ik dat het werken in een vereniging me goed lag. Werken in een sector die constant verandert, vond ik zeer uitdagend. Ik wilde daarom terugkeren – en dat is gelukt!

Wat was je vorige baan?
Trainee bij Talent in Huis, traineeship van de woningcorporaties. Dat bestond uit 3x 6 maanden; voor mij was dit twee keer een corporatie en dus één keer Aedes.

Wat doe je in je vrije tijd?
Wandelen, lang in de keuken staan, lachen met vrienden en vogels spotten.

Ilona Azar de Vlieger - HR Adviseur

Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
Ik kwam uit het buitenland waar ik woonde en was op zoek naar een baan in de HR-wereld. En toen kwam Aedes en het klikte meteen. Een platte organisatie waarin ik veel vrijheid en verantwoordelijkheid kreeg. Dat paste perfect bij mij!

Wat was je vorige baan?
Teammanager van de internationale afdeling L10N.

Wat doe je in je vrije tijd?
Koreaanse dramaseries kijken, veel boeken lezen en vrienden ontvangen!

Robin van Leijen (40) - Senior EU public affairs, afdeling belangenbehartiging en publieke zaak

Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
Ik ben voor Aedes gaan werken omdat ik aantoonbaar impact wilde maken op één van de belangrijkste vraagstukken van deze tijd: wonen. Bij Aedes kan ik dat zelfs doen op het Europese niveau.

Wat was je vorige baan?
Belangenbehartiger

Wat doe je in je vrije tijd?
Reizen

Vincent de Jong (30) - Medewerker Bureau Bijeenkomsten & Evenementen. Afdeling Bedrijfsvoering

Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
Ik was bijna klaar met mijn studie en op zoek naar een baan in de Evenementen. Aedes kwam op mijn pad en het voelde erg fijn vanaf het eerste moment. Een leuke sector met fijne collega’s. Nu draag ik samen met mijn team bij aan allemaal verschillende online en fysieke bijeenkomsten met als een bijdrage aan een betere volkshuisvesting, en dat voelt goed.

Wat was je vorige baan?
nvt

Wat doe je in je vrije tijd?
Wandelen met de hond

Ernst Koelman (54) - Woordvoerder, afdeling communicatie

Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
Ik wilde graag maatschappelijk relevant werk doen bij de koepelorhanistie die opkomt voor het zorgen voor sociale huisvesting. Aedes is een compacte, platte organisatie waar de lijntjes kort zijn.

Wat was je vorige baan?
Woordvoerder bij de Inspectie Leefomgeving en Transport

Wat doe je in je vrije tijd?
Hardlopen, fietsen, lummelen

Gaby van der Peijl (51) - Adviseur Opdrachtgeverschap & Onderhoud afdeling Sectorontwikkeling & Proffesionalisering

Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
Ik werkte al in de sector en kende Aedes als netwerkorganisatie. Ik had heel sterk de behoefte om kennis en kunde van inkoop en contractmanagement in de sector te verbinden. Ontwikkelen, leren, samen met leden aan de slag het zit allemaal in 1 functie.

Wat was je vorige baan?
Strategisch inkoop adviseur - Intermaris

Wat doe je in je vrije tijd?
Uitjes met vriendinnen, vakantie en regelmatig een dancefeest.

Robin Schiphorst (26) - Belangenbehartiger financiën en stelsel bij de afdeling BBPZ

Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
Met mijn werk geef ik graag terug aan de maatschappij die mij zoveel gegeven heeft. De corporatie sector is daarvoor bij uitstek de juiste plek, en bij Aedes heb ik de mogelijkheid gevonden om dat op sector niveau te doen. De platte organisatiecultuur zorgt daarbij voor korte lijnen en veel ruimte voor eigen initiatief.

Wat was je vorige baan?
Trainee strategie en beleid De Kernen

Wat doe je in je vrije tijd?
Tennissen of een boek lezen in de natuur

Ima Luttik (24) - Adviseur datastandaarden

Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
Tijdens mijn Traineeship van Talent in Huis heb ik een half jaar met veel plezier bij Aedes gewerkt. De fijne werksfeer en de inhoudelijke uitdagingen spraken me direct aan. Sindsdien ben ik de organisatie blijven volgen. Toen de mogelijkheid zich aandiende om opnieuw bij Aedes aan de slag te gaan, heb ik dan ook vol overtuiging gesolliciteerd.

Wat was je vorige baan?
Trainee - Talent in Huis

Wat doe je in je vrije tijd?
Gezellige etentjes/uitjes met vrienden en familie

Jacqueline van Rossum (46) - Bestuurs-/directiesecretaresse met als thuisbasis de afdeling Staf, maar ik ondersteun de managers van de afdelingen Communicatie, Databeschikbaarheid & -toepassing (DB&T) en Sectorontwikkeling & Professionalisering (S&P). Daarnaast ben ik ook ambtelijk secretaris bij de Ondernemingsraad.

Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
Ik begon 7 jaar geleden als receptioniste bij Aedes. Doordat deze functie uitbesteed werd, was ik niet direct bij Aedes in dienst. Aedes voelde goed vanaf het eerste moment dat ik binnenstapte en ik wilde daarom ook graag bij Aedes werken. Na drie jaar als receptioniste gewerkt te hebben, kwam er een functie vrij binnen het secretariaat, hier heb ik op gesolliciteerd en ben ook aangenomen!

Wat was je vorige baan?
Voordat ik bij Aedes werkte was ik Business Development Manager in de computer hardware industrie.

Wat doe je in je vrije tijd?
In mijn vrije tijd hou ik ervan om o.a. te koken of te bakken, op stap te gaan, gezellig borrelen met vrienden of te dansen. Daarnaast vind ik het ook fijn om zo nu en dan lekker alleen te zijn en niets te doen.

Sollicitatieproces

Telefonisch kennismakingsgesprek met Recruiter
± 1-2 weken
Eerste gesprek met de Manager, collega en HR
± Binnen 1 week
Tweede gesprek met Manager en tweede collega
± Binnen 1 week
Benoemingsgesprek met de Directeur
± binnen 3 dagen
Pre-employment screening
± Binnen 1 week
Arbeidsvoorwaardengesprek en aanbod

Interessante baan?

Interesse
Terug naar boven